12 tips til et godt arkiv

1. Vis interesse for saksbehandlerne og arbeidsprosessene
   Vis interesse for saksbehandlerne og arbeidsprosessene som utføres i hele organisasjonen. Det er her viktig dokumentasjon og senere arkiv oppstår.
   
   
2. Sjekk innholdet i dokumentet
   Å sjekke innholdet i dokumentet er viktig fordi det er innholdet som er retningsgivende for registrering, saksbehandling og arkivering av dokumentet, og ikke nødvendigvis overskrift, avsender eller mottaker.
   
   
3. Bruke de arkivfaglige prinsippene i praksis
   For å holde orden i arkivet, bør en vite om, forstå og bruke de arkivfaglige prinsippene i praksis. Dokumentasjonen må være pålitelig, tilgjengelig og brukbar, nå og i fremtiden, og integriteten og autentisiteten må bevares. I arkivdanningen må vi ta valg som fører i den retningen hver dag. Retningen må være utslagsgivende for utviklingsarbeid, rutiner og veiledning. Det er vi som kjenner konteksten og vi har et ansvar for å sikre den best mulig, slik at arkivet kan gi mening.
   
   
4. Arkiv må være med fra starten
   Arkiv er et fag som må være med fra starten ved innføring av f.eks. nye system og ikke komme inn på slutten av en prosess.
   
   
5. Gode rutiner og daglig kontroll på fremdriften
   Gode rutiner og holde daglig kontroll på fremdriften er viktig for arkiv. Det er veldig lurt å involvere alle på teamet i alle deler av prosjektene. Kunnskap gir mer selvtillit og motivasjon.
   
   
6. Skape forståelse
   For at et arkiv skal være godt er det nødvendig med god kommunikasjon for å skape forståelse om hvorfor arkiv er viktig og hvordan arkivere korrekt.
   
   
7. Tilstrekkelig med ressurser
   Det er viktig å ha tilstrekkelig med ressurser i form av tilsette, men også at de tilsette som en jobber sammen med i arkivtjenesten, er godt kvalifiserte. Arkivtjenesten må være tett på saksbehandlerene og dokumentproduksjonen, i tillegg til å sette av tid til å følge opp de ulike kontrollrutinene en har.
   
   
8. Samarbeid mellom de ulike fagenhetene
   Godt samarbeid med de ulike fagenhetene er et viktig element. De gode arkivløsningene kommer i samarbeid med de som danner arkivene og har behov for å finne effektivt tilbake til aktuell dokumentasjon. Hele organisasjonen har et felles ansvar for at dokumentasjonen kommer på plass og er rett.
   
   
9. Forståelse for hvordan ulike systemer henger sammen
   Det er viktig at de som arbeider med dokumentasjon forstår prosessene i organisasjonen og hvordan systemer henger sammen. Dette for å sikre best mulig dokumentasjon.
   
   
10. Du trenger tre elementer i en arkivplan:
    Hva har du?, Hvor er det? Hvordan er det strukturert? Alt annet er bonus
    
    
11. Lage en struktur som oppfyller det behovet virksomheten har
    Mitt tips til et godt arkiv er å bruke tid og ressurser på å lage en struktur som oppfyller det behovet virksomheten har. Klassifikasjonssystemene bidrar til å sette dokumentasjonen i kontekst, og bør derfor gjenspeile de prosessene virksomheten holder på med. For å kunne oppnå dette, er det viktig å involvere ledere og ansatte på tvers av organisasjonens virksomhetsområder. Det er tross alt de som kjenner sine egne arbeidsprosesser best.
    
    
12. Unngå bruk av forkortelser i arkivet
    Forkortelser har en relativt kort levetid og selv om disse er forståelige for de ansatte i dag, er det ikke sikkert at de forblir det. Verken for de ansatte 15 år frem i tid, og særlig ikke for senere brukere av arkivmaterialet.

Takk til alle vinnerne av månedens arkivar og våre egne eksperter for gode tips. Vi håper disse tipsene kan hjelpe deg på veien til et godt arkiv. Skulle du lure på noe eller ønsker å komme i kontakt med våre arkivfaglige rådgivere, så er det bare å ta kontakt.