Kan det stemme at data er den nye oljen?

I dag kan det kreve mye leting og boring rundt omkring i organisasjonene for å finne oljen, og ofte holder det ikke å bare grave frem de beste oljeleterne på huset, men man må antakeligvis også leie inn noen fra nærmeste konsulentbyrå i tillegg. Det er imidlertid viktig å ikke tro at man kan kjøpe hele denne tjenesten. Har man ikke de som kjenner organisasjonen med på leteteamet, kommer man neppe særlig langt.

I dag kan det kreve mye leting og boring i organisasjonen for å finne «oljen», enten den ligger i gamle databaser eller er spredt rundt.

Opprydningsjobben virker enorm, på tross av både gode oljeletere internt på huset, og flinke konsulenter. Det er viktig å ikke tro at man kan kjøpe hele denne tjenesten. Uten dem som kjenner bedriften reduseres sjansen for å finne oljen betydelig. 

Med perspektiv både innenfra og utenfra finner man fort ut at oljen er spredt rundt i bedriftens utvidede arkiv, og med det mener jeg ikke bare saksbehandlerløsningen eller CRM-portalen, men også i splitter nye eller utrangerte datasystemer, diverse godt skjulte Excel-ark, eller 3.000 versjoner av et og samme dokument. Arkivet er den samlede mengden data en bedrift har akkumulert i løpet av utføringen av sine oppgaver.  

Og først etter gjennomført leting begynner jobben for alvor. Da må man frem med boreutstyret for å trekke ut informasjonen på en fornuftig måte. Documaster jobber mye med migrering av eksisterende data fra nye og utdaterte løsninger og vi har et veldig dyktig team på dette området. Den jobben de gjør ligner mye på magi, men de kan dessverre ikke trylle frem ting som aldri har eksistert. Data som er lagt inn feil eller mangelfullt kan dessverre ikke gjenopprettes, men mye kan gjøres i dag for å minske dette problemet i fremtiden.  

Det finnes nemlig gode og mindre gode måter å bygge løsninger på. En god digital løsning tar utgangspunkt i behovet til de som arbeider i løsningene fra dag til dag. På tross av gode intensjoner så er ofte resultatet ett annet. Det er mange fallgruver på veien, alt fra kunnskap hos innkjøpere, til manglende funksjonalitet i systemene og mange ledd fra bruker til prosjektleder til leverandørens utviklingsavdeling og tilbake til bruker.    

Det er nok flere som kjenner igjen dette, men heldigvis har de fleste leverandører og kunder skjønt at man må jobbe smidigere og tettere sammen for å bygge de beste løsningene. Men det er en krevende oppgave og oppi alt dette her ber vi deg altså om å huske å tenke på dataene. Men det er viktig. Skal man tjene penger på oljen er det dårlig business å helle den ut.

Å bygge et godt arkiv kan være utfordrende, og krever at man forstår forretningsprosessene nesten like godt som de som jobber i dem, men også at man forstår hvordan data fungerer.

Det krever dyktige og fremoverlente arkivarer og informasjonsforvaltere som forstår sin egen rolle i disse prosjektene, og det er viktig at de som leder prosessen innser at de må lyttes til. En god arkivar er både progressiv og «synsk» og må prøve forutser hvilke behov man kan ha for dataene i fremtiden, både reelt og potensielt. De må tørre å ta sjanser og også få lov til å ta disse sjansene, fordi en ikke ser resultatet av avgjørelsene før det er «for sent». Selvfølgelig vil det forsinke et digitaliseringsprosjekt noe, men det har mye å si for sluttresultatet. 

Ofte tvinger man det meste av arkivarens fokus og energi over på å berge informasjonen som finnes i allerede eksisterende systemer, der konteksten allerede er tapt. Men skal man slippe å havne i den samme uføre flere ganger er det viktig å tenke seg godt om før man går videre. Våre magikere kan klare resten. 

Arkivet må ha sin egen «arkitektur», og man kommer ikke utenfor at den toucher inn på alle andre arkitekturområder, både forretning, informasjon, system og sikkerhet. I Documaster jobber vi mye sammen med både kunder og partnere for at de skal få denne tankegangen mest mulig innenfor huden slik at oljereservoarene fylles opp for fremtiden.