Namnet kan vara självförklarande, men det är inte givet att en insynslösning bör vara på ett visst specifikt sätt. Det finns många överväganden att göra när åtkomst och tillgänglighet för arkivmaterial ska hanteras.
I offentlig verksamhet bildas och bevaras arkiv som en resurs för rättsstatsprincipen, kulturarvet och demokratin. Vi säkrar bland annat information som bevis. Detta görs för att vi ska kunna uppfylla principer som likabehandling och insyn. På detta sätt byggs och bevaras förtroende för det offentliga. För att arkiven ska kunna leva upp till dessa principer måste de vara tillgängliga. Det måste vara möjligt att komma åt och använda dem, dvs ha insyn i dem.
Olika sätt för insyn kan erbjudas, och det är därför viktigt att klargöra det egna behovet när man skapar eller skaffar en "insynlösning". Några av de saker som bör beaktas är:
- Vem är användaren?
- Bör informationen skyddas (t.ex. för att skydda individer)?
- Hur struktureras informationen?
- Hur ska vi visa upp den?
- Vilken typ av material finns det och hur gammal är den?
Listan är långt ifrån fullständig och behoven kan också ändras med tiden. Så den lösning som förvärvas idag kan behöva ersättas om några år.
Det finns främst tre typer av insynslösningar, och varianter av dessa, på marknaden idag:
1. Systemunik insynslösning för en datakälla (”diarier på internet” e dyl)
2. Insyn i historiska informationen via ett nytt verksamhetssystem (migrerat data)
3. Migrerade historiska arkiv för insyn i flera datakällor samtidigt
Valet av typ av insynslösning kommer att ge mycket olika möjligheter och manöverutrymme. Skillnader är det viktigt att vara medveten om. Till exempel kommer det att vara billigt och snabbt att införa en lösning speciellt gjord för en enda källa, men det kommer till stor del att bero på att användaren känner till materialet från tidigare. Och en "historisk bas" kan ge omedelbar tillgång för organisationens användare, men kommer inte att lämplig för att ge allmänheten åtkomst.
En insynslösning som används av handläggaren, som känner till de processer och sammanhang i vilka arkivet skapas, kommer att ställa andra krav än en lösning för medborgaren. En bredare målgrupp kräver mer flexibla sökningar, bättre vägledning och stöd för att förstå struktur, innehåll och sammanhanget där informationen skapats.
När man skaffar en insynslösning är det därför viktigt att vara medveten om vilken typ av insyn man behöver. Vilken typ av material finns det och hur gammal är den? Detta säger något om säkerhet, åtkomsthantering och hur ofta den används. Vilka är användarna av lösningen respektive arkivet? Olika användare har olika behov av sammanhang, sökbarhet och plattformsoberoende.
Det kommer också att vara viktigt att klargöra hur arkiven kommer att användas över tid. Om man vill säkerställa att arkiven ska vara tillgängliga för nya medarbetare i organisationen/kommunen, eller medborgaren, kommer det att vara mindre praktiskt att söka i en källa åt gången. En sådan lösning kräver extremt specialiserad expertis för åtkomst och sammanställningar. En medborgarportal eller självbetjäningslösning för sökningar i flera källor, kräver strategiska beslut för både de avställda arkiven och den information som skapas idag. För att förverkliga portalidéer är det nödvändigt med gemensamma metadata och en given struktur, en normalisering, av informationen.
Om historisk information ska kunna ha ett värde för så många som möjligt måste information från olika system sammanställas. Detta kräver en del arbete, och kan bli kostsamt, men det kommer också att underlätta en helt ny, och mer aktiv användning av allmänt tillgängliga arkiv. För att underlätta detta måste det definieras ett minimum av datakvalitet och sökförmåga. Men om man gör det här jobbet gör man arkiv tillgängliga för fler personer, med möjlighet att bygga tjänster och funktioner baserade på arkiven.
