Har du definert arkivets plass – en virksomhetsarkitektur for arkivområdet? Spørsmålene her handler ikke så mye om Noark, men ting å tenke på om du er klar for neste praksis og ikke mer av det samme!
Støtt deg til Prosjektveiviseren i anskaffelsen om virksomheten ikke har etablert en egen prosjektmodell.
Hvorfor?
Begynn med hvorfor. Hva er bakgrunnen for at du skal anskaffe en ny løsning? Hva er målsettingen? Ikke tenk hva du skal kjøpe. Når du klart forstår hvorfor det er nødvendig med et nytt system kan du lettere finne en løsning som dekker dine egentlige behov. Er dere kommuner som skal slå dere sammen og danne felles arkiv, er det viktig å tenke hvordan en ny løsning kan gjøre det mulig å starte med blanke ark.
- Hvilke resultater ønsker du at ny løsning skal bidra til – i dag og langt fram?
- Hva er utfordringen med dagens løsning?
- Hvilke endringer ønsker du å oppnå med ny løsning?
- Er nyanskaffelse det eneste alternativet for å dekke behovet?
Råd på veien: Sjekkliste - Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing.
Hvordan?
Hvordan skal du gjennomføre konkurransen for å få en best mulig anskaffelse? Innovative anskaffelser kan gi smartere og bedre løsninger. Ved en innovativ anskaffelse må du gjøre en god behovsvurdering, involvere brukere og ha dialog med markedet. Tenk gjennom:
- Hvilke gode og dårlige erfaringer har du fra tidligere innkjøp?
- Hvordan skal behovsspesifikasjonen utformes?
- Er det nødvendig å åpne for delkontrakter for å få det beste tilbudet - totalt?
- Ønsker du at én leverandør i markedet skal levere det du etterspør?
Undersøk allerede nå hva markedet kan tilby - kanskje er det nye aktører som kan hjelpe med å løse dine behov.
Lær mer om innovative anskaffelser.
Hvem?
Hvem kan hjelpe deg til å nå målsettingen? Hvem er interessenter og medspillere som skal være med å definere behov? Du har allerede undersøkt markedet, men trenger mer informasjon. Husk at det er større muligheter til å endre anskaffelsen før enn etter du har kunngjort konkurransen.
Når du kommuniserer med markedet kan du få svar på:
- Hvilke muligheter finnes i markedet?
- Er det andre leverandører enn de det tradisjonelt antas som kan dekke behovet?
- Hvilke krav kan være til hinder for at behovene oppfylles?
- Hvordan kan konkurransen gjennomføres for å sikre innovasjon og leverandørutvikling?
Dialog med markedet kan gi deg kunnskap som hjelper deg til å definere behovene riktig.
Dialogkonferanser, en-til-en-møter, skriftlig forespørsel om informasjon? Her får du informasjon om hvordan du kan ha dialog med markedet før en anskaffelse.
Hva?
Behovsspesifikasjonen er din beskrivelse til markedet av hvilke behov som skal dekkes og hvilke mål som skal nås. Leverandøren skal ha spisskompetanse på å løse behovet. Du skal beskrive hva din organisasjon skal ha, og ikke hvordan det skal løses.
Ikke start med en kravspesifikasjon du finner på nettet! Løsningen skal passe inn i virksomhetens IKT arkitektur, hvor arkivet har en viktig plass. Arkivet består av dokumentasjon som er bevis på aktiviteter. Spesifikasjonen skal ha utgangspunkt i hvilke hendelser og transaksjoner din organisasjon skal dokumentere, og hvordan.
- Ta utgangspunkt i funksjonene i virksomheten – aktiviteter skal dokumenteres på tvers av systemer og organisasjonsenheter
- Husk livssyklus – hvilke krav stilles til dokumentasjonen i forskjellige faser
- Tenk behov og ikke teknisk løsning – og ikke detaljspesifiser
- Verifiser og dokumenter alle behov
Bruk gjerne teknikken «De 5 hvorfor» for å finne de egentlige behovene.
Viktig å huske om Noark 5
- Noark 5 er en fleksibel standard og spesifiserer ikke et system
- Bruk standarden som en ramme – ikke be om «alt» i Noark
- Utnytt fleksibiliteten i standarden – standarden kan brukes på ulike typer løsninger
- Private virksomheter vil også ha nytte av Noark
- Husk krav som sikrer datakvalitet – arkivet skal dokumentere aktiviteter
- Standarden har krav om tjenestegrensesnitt – vurder hva som passer dine integrasjonsbehov
