Alt du trenger å vite om arkivintegrasjoner

Hva er en arkivintegrasjon og hvorfor trenger man det? 

En integrasjon mellom et system og et annet kan være så mangt. I forbindelse med arkiv vil det i de fleste tilfeller være å overføre dokumentasjon fra et system som produserer den (typisk et fagsystem eller samhandlingsverktøy), til et system som skal forvalte den (arkivet). 

Ved å skille vil man få både bedre sak- og fagsystemer, siden sakssystemene da slipper å ha fokus på å implementere arkivfunksjonalitet. Som igjen betyr at brukerne kan bli skjermet for arkiv og dokumentasjonsforvaltningsspesifikke aktiviteter og begreper som journalføring og oppfølging av restanselister. 

Samtidig vil arkivsystemet kunne rendyrke å utvikle funksjonalitet som støtter arkivarene i de prosessene de jobber etter. 

Når dokumentasjon produseres i et system og skal forvaltes i et annet vil det være behov for å utvikle en integrasjon som overfører dokumentasjon fra det produserende systemet (sakssystemet) til det forvaltende systemet (arkivsystemet). 

Ha noen førende prinsipper før du setter i gang

Før du begynner arbeidet med å etablere integrasjonen bør du ha noen grunnleggende føringer for hvordan arkivintegrasjoner bør etableres. Vi liker å sette noen overordnede førende prinsipper som en guide for vårt arbeid. Vi har i all hovedsak to prinsipper som vi anbefaler våre kunder: 

1. Ha en sentralisert arkiv- og dokumentasjonsforvaltning 
2. Ha en helhetlig arkiv- og dokumentasjonsforvaltning

Prinsipp 1 - Ha en sentralisert arkiv- og dokumentasjonsforvaltning

Spørsmål til ettertanke: 

• Skal dokumentasjonen fra fagsystemet ses i sammenheng med dokumentasjon fra andre systemer? (for eksempel «elevmappa», «boligmappa», “personalmappa" etc.)  
• Ønsker dere arkivfunksjonalitet, som for eksempel kvalitetssikring og publisering av offentlig journal fra ett eller flere arkiver? 
• Hvilke innsynsløsninger har dere som skal gjøre oppslag i arkiv? Skal innsynsløsningene gjøre oppslag i ett eller flere arkiver? (for eksempel kartinnsyn på byggesaker) 
• Skal dere ha funksjonalitet for å utføre kassasjon, periodisering og uttrekk i ett eller flere arkiver? 

Vi mener det er lurt å sentralisere arkivtjenesten og arkivsystemer for å få en effektiv dokumentasjons- og arkivforvaltning.  

Prinsipp 1 går på å ha en effektiv arkivforvaltning. Prinsipp 2 går på å ha en arkivforvaltning med god kvalitet: 

Prinsipp 2 - Ha en helhetlig arkiv- og dokumentasjonsforvaltning

Med helhetlig arkiv- og dokumentasjonsforvaltning mener vi en helhetlig måte å utføre sentrale arkivfaglige vurderinger: 

• Helhetlig bevarings- og kassasjonsvurdering 
• Helhetlig arkivstruktur – inkludert helhetlig klassifikasjon 
• Helhetlig langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring  
• Helhetlig periodisering og uttrekk 

Dette prinsippet går like mye på arbeidsmetode som på system. Det bør tilstrebes å ha en helhetlig måte å gjennomføre bevaringsvurderinger av dokumentasjonen som er skapt i fagsystemer.  

Herunder: 

• Hva sier arkivlov med forskrift? 
• Hva sier offentlighetslova og journalføringsplikten? 
• Hvilke dokumentasjonskrav finnes i særlover innenfor fagområdet? 
• Hvilke rettigheter har innbygger, som må dokumenteres? 
• Hvilke plikter har den offentlige virksomhet, som må dokumenteres? 

Hva skal arkiveres er alltid et vanskelig spørsmål å svare på, men å starte med å lage en standard og helhetlig metodikk for bevaringsvurdering kan være lurt. 

Når vi vet hva som skal arkiveres er neste steg å ha en helhetlig måte å strukturere det på. Noen enkle føringer kan være: 

• Benytt alltid funksjonsbasert klassifikasjon som primærklassifikasjon.
• Finn en felles identifikator for dokumentasjon som skal gjenfinnes på tvers av systemer – for eksempel gnr/bnr for eiendomsdokumentasjon eller fnr for dokumentasjon knyttet til en person. Bruk dette som en av dine sekundærklassifikasjonssystemer.
• Bruk flere objektbaserte klassifikasjonssystemer som sekundærklassifikasjonssystemer for økt grad av kontekst, gjenfinning og tilgangsstyring.
• Bruk så mange sekundærklassifikasjonssystemer at det blir god gjenfinning, men ikke så mange at det blir en belastning å få dokumentasjonen arkivert (eller registrert i saks-/fagsystemet).

Nå nærmer du deg klar for å begynne å lage en integrasjon. Men la oss først se på noen typiske utfordringer, slik at du unngår de. 

Hvorfor kan det være utfordrende å lage en integrasjon?​ 

Mange har sikkert erfaring med å utvikle arkivintegrasjoner, og kanskje også med varierende hell. Det finnes flere fallgruver man kan gå i når man starter arbeidet, men de mest vanlige er: 

Det er ikke enighet om hva som skal overføres, hvorfor eller når.

Den hellige treenighet mellom behovseier, fagsystemleverandør og arkivleverandør må bli enige om hva som skal overføres fra fagsystemet, i hvilken struktur og når i saksprosessen. Her er det som vi har sett over flere hensyn som må tas. Og det kan ofte være utfordrende å komme til enighet om hvor man skal sette grensen. 

Det kan også være at informasjon som burde overføres til arkiv, men som ikke finnes i fagsystemet i dag. I slike tilfeller må det besluttes om man av pragmatiske grunner velger å overføre det man har, eller om man skal hente inn mer informasjon fra innbygger gjennom saksbehandlingsprosessen. 

Begrepsforvirring og uenigheter i prosess 

Begrepet «journal» kan bety noe annet for de som jobber innenfor helse kontra de som jobber innenfor arkiv. Her gjelder det at begge fagdisipliner tar steg over i den andres domene og setter seg inn i de mest sentrale begrepene. Alle må være innforstått med at et journalnotat og en journalpost er to forskjellige ting, og hva det betyr innenfor henholdsvis helse og arkiv. 

Et annet område hvor det kan oppstå uenigheter er i tidspunkt for overføring. Skal det overføres når dokumentet blir opprettet? Når dokumentet ferdigstilles? Når saken ferdigstilles? Eller når arkivdelen periodiseres? Valgt tidspunkt vil påvirke utformingen av integrasjonen. 

Fagområdet har sine spesielle særegenheter, på samme måte som arkiv har det. Skal man lykkes bør begge parter sette seg godt inn i den andres fagdisiplin. 

For lite fleksibilitet i oppsett av arkivstrukturer 

Når det har blitt en enighet om hva som skal overføres må det “finnes en plass i arkivet å legge informasjonen”. Dette gjøres gjennom det vi kaller en arkivstruktur. En arkivstruktur sier noe om hvordan arkivet skal struktureres. Med arkiv, arkivdeler, mapper, registreringer, dokumenter og tilhørende metadata på alle nivåer.  

En sentral del for å få etablert integrasjoner uten å kreve skreddersømskode, er at arkivet har stor grad av fleksibilitet til å opprette forskjellige typer arkivstrukturer. At det kan gjøres gjennom konfigurerbarhet og at strukturen gjenspeiles i APIet. 

Ikke tilgjengelige eller gode nok APIer 

Når man har blitt enig om hva som skal overføres, i hvilken struktur og hvilket tidspunkt, er neste potensielle hindring selve APIet.  

For det første må både fagsystemet og arkivsystemet ha funksjonsrike APIer. De funksjonelle kravene til integrasjonen vil sette føringer for hva som kreves av APIet. Et godt API gir deg muligheten til å utføre det du trenger av operasjoner i arkivkjernen: opprette, lese, oppdatere og slette forskjellige arkivobjekter.  

Det må også være funksjonsrikt nok til å kunne overføre det som dere har satt som krav til metadata for et godt arkiv, samt andre funksjoner som søk og spesifikke spørringer. 

For å få til en god, rask og kvalitetsmessig implementering bør APIet også være godt dokumentert. Helst med oppdatert dokumentasjon tilgjengelig på nett for rask tilgang når utviklerne trenger det. God dokumentasjon omfatter en detaljert beskrivelse av hvordan operasjoner utføres, med eksempelkode på hvordan. 

Det finnes flere APIer å velge mellom, hver med sine fordeler og ulemper. Behov og prosess vil avgjøre hvilken som er passer best til din situasjon. Eksempler for APIer å velge mellom er leverandørens eget API, Geointegrasjonsstandarden, Fiks Arkiv, Noark 5 tjenestegrensesnitt og FINT. 

Hva skiller en skreddersømintegrasjon fra standardintegrasjon?

Det er ikke alltid slik at man er i en situasjon hvor man kan velge. I enkelte tilfeller kan det være at fagsystem- eller arkivleverandøren ikke har tid eller ønske om å utvikle en standardintegrasjon. I et slikt tilfelle kan det være at kundens eneste løsning er å etablere en “mellomvare”. I et slikt tilfelle vil kunden være ansvarlig for utvikling, drift og vedlikehold.

Da begynner du å bli klar for å sette i gang arbeidet må å etablere nye arkivintegrasjoner. Vi har nå blitt enige med oss selv om:

• Hvorfor vi skal etablere en integrasjon
• Definert arkitektur og struktur ved hjelp av to prinsipper 
• Hvilke fallgruver vi ikke skal gå i
• Om vi skal ha en standardintegrasjon eller om vi må ha skreddersøm

Det siste du trenger i møte med fagsystem- og arkivleverandør er en sjekkliste for hvordan de og dere kan lykkes med å lage en god arkivintegrasjon:

Sjekkliste for hvordan du kan lykkes med utvikling og forvaltning av arkivintegrasjoner:​

• Inkluder arkivfaglig kompetanse i utformingen av saksprosessene
• Ha stor grad av fleksibilitet i arkivløsningen sin arkivstruktur​
• Velg et API med tilstrekkelig med funksjoner​
• Velg et brukervennlig API​
• Velg et godt dokumentert API​
• Sikre at det er tilgang på integrasjonsbistand​ i hele prosessen
• Sikre at leverandøren stiller med gode utviklings- og testmuligheter​
• Sikre gode prosesser for QA (både teknisk og arkivfaglig)​
• Sikre gode prosesser for å håndtere oppgraderinger​
• Sikre gode prosesser for å håndtere feilsituasjoner​
• Sikre gode prosesser for å håndtere videreutvikling

Da er du klar for å sette i gang med utvikling av arkivintegrasjoner.

Lurer du på hvilke integrasjoner Documaster tilbyr?