Arkiv-ordboka | Alle arkiv-ord du trenger å vite

Arkiv

Enten du driver business, underviser, behandler pasienter eller driver offentlig saksbehandling er sjansen stor for at du tilsiktet eller utilsiktet lager et arkiv. Arkiv gir ofte assosiasjoner til støvete gamle reoler med metervis av usorterte papirer. Men arkiver er mye mer enn det. For de fleste er ikke arkiv noe som er enten «her» eller «der», men det er spredt rundt på flere steder i flere forskjellige systemer eller fysiske lokasjoner. Som f. eks. et faktureringssystem, et fellesområde (eller flere), Sharepoint eller noen sitt skrivebord. Noen bruker også ord som dokumentlager om et arkiv. Prosessen å legge noe i et arkiv kalles arkivering.

Arkivarkitektur

Arkivarkitektur er beskrivelsene av og prinsippene for hvordan arkivet ditt skal se ut, hvor det finnes og hvilken plass det har i organisasjonen og den teknologiske infrastrukturen. Mye beslektet med informasjonsarkitektur, men inneholder også elementer av både forretnings- og sikkerhetsarkitektur samt at det påvirker personvernet. Arkivarkitekturen har både et overordnet element (grunnleggende prinsipper, sikkerhetsløsninger, APIer, antallet databaser o. l.) og et underordnet element som går direkte på å sette opp det enkelte arkiv. Det underordnede elementet kaller vi arkivstruktur.

Arkivdeler

En måte å dele inn arkiv på. Hos oss brukes arkivdeler for å begrense tilgang til informasjon som ikke nødvendigvis skal være tilgjengelig for hele organisasjonen (f. eks. HR), men også for å skille mellom forskjellige arbeidsområder som organiserer informasjonen sin på forskjellige måter, slik at disse ikke trenger å forholde seg til unødvendig komplekse registreringsbilder. I privatproduktet vårt bruker vi begreper seksjoner i stedet.

Arkivstruktur

Kort sagt en beskrivelse av hvordan det som skal arkiveres skal se ut, hvilken form det skal ha og hvilke metadata som skal eller kan følge med. I Documaster løser man mye av dette ved hjelp av med arkivdeler, virksomhets- og forretningsspesifikke metadata og klassifikasjon (tagging).

Arkivskaper

Den som skaper arkiver, enten tilsiktet eller utilsiktet. Dette kan være både bedrifter, organisasjoner, offentlige etater eller i noen tilfeller også privatpersoner. Det er viktig at arkiver fra flere arkivskapere ikke «blandes sammen» slik at man mister opprinnelig kontekst. Dette kalles proveniens. Dersom en organisasjon skifter navn eller går gjennom en stor omorganisering blir den en ny arkivskaper. Dersom du har et elektronisk arkiv kan proveniensen beskrives med metadata, og gi deg en mye enklere hverdag, men har du et gammelt fellesområde eller papirarkiv som strekker seg gjennom flere generasjoner, sliter du nok mer.

Arkivverdig

Et litt gammeldags begrep som beskriver hva som faktisk skal legges i arkivet. Det kan videre skilles mellom det som er arkivpliktig, som er det man må ta vare på fordi lover og forskrifter krever det og det man tar vare av andre grunner. Disse grunnene bestemmes i stor grad av arkivskaperen selv. Prosessen å finne ut om noe er arkivverdig kalles for arkivvurdering.

Autentisitet

Autentisitet betyr i arkivsammenheng at dette arkivet er det det gir seg ut for å være, for eksempel at det har den arkivskaperen som står beskrevet og at det dekker den tidsperioden som det sies at det gjør. Autentisitet grenser opp mot validitet på enkelte områder, men det at et arkiv er autentisk, vil ikke si at innholdet gjenspeiler de faktiske forhold.

Dokumentasjon

Enkelt forklart er dokumentasjon et bevis for at noe har funnet sted. Dokumentasjon kan struktureres på flere forskjellige måter. Hva som gjør det «godt nok» til å kalles dokumentasjon er at det inneholder nok metadata som sier noe om opprinnelsen, spesielt når, hvor og hvorfor. Mange er av oppfatningen at man må ha et faktisk dokument for å dokumentere noe.

Dokumentasjonsforvaltning

Den norske oversettelsen av begrepet record management. Det betyr rett og slett prosessen for håndtering av dokumentasjon på en forsvarlig måte uten å ødelegge verdien som bevis.

Integritet

Har du tuklet med det? Har andre hatt muligheten til å tukle med det? Dersom svaret er nei på disse spørsmålene har arkivet ditt en høy integritet. Behovet for integritet er kanskje en av hovedgrunnene til at arkivering oppleves som tungvint, siden det setter klare begrensninger på hvilke muligheter man har til å endre på allerede arkivert materiale. Det er allikevel ikke noe man kommer utenom, siden et arkiv som har lav integritet, har liten eller ingen grad av bevisverdi verken i forskningsmessig eller juridisk sammenheng.

Journal

Et opprinnelig fransk ord som direkte oversatt betyr “dagbok”. Det finnes flere typer journaler (derfor kan det også bli noe forvirring når forskjellige fagfelt diskuterer), deriblant pasientjournaler, som beskriver historikken over den medisinske behandlingen en person har mottatt. Det man i arkivsammenheng oftest mener med journal er den såkalte postjournalen, som er en oversikt over inn- og utgående kommunikasjon med et offentlig organ. Denne kalles ofte også en postliste. Mange velger å publisere denne som en offentlig journal, som er en journal hvor skjermet eller gradert informasjon ikke publiseres.

Journalposter

En spesialisert type registrering som inneholder metadata som er lovpålagt å ha i en postjournal.

Klassifikasjon

Kan også kalles kategorisering, filtreringsalternativer eller tagging. Dette er prosessen å påføre metadata, såkalte klasser, som gir muligheter til filtrering og sammenstilling av dokumentasjon.

Klassifikasjonssystemer

Sammensatte og systematiske lister over klasser eller tagger. Dersom man åpner for å bruke mer en ett klassifikasjonssystem på den samme dokumentasjonen får man det som kalles multifasettert klassifikasjon.

Registrering

Den norske (I Noark) ekvivalenten av ordet record, som er en nedtegnelse av at noe har funnet sted. Ser man litt nøyere på denne definisjonen ser man at det har bortimot samme innholdet som ordet dokumentasjon

Stille arkivering

En kvalitativt god arkiverings- eller dokumentasjonsprosess som krever ingen eller få aktive handlinger av den som utfører en oppgave. Altså en arkivering som er “stille” og ikke forstyrrer eller avbryter den som jobber.

Validitet

Validitet er et ord som brukes i flere forskjellige sammenhenger og betyr det samme som “gyldighet”. I arkivsammenheng brukes det for å beskrive hvorvidt innholdet i et arkiv gjenspeiler de faktiske forholdene som arkivet beskriver. Man snakker også om teknisk validitet, som gjerne referer til gyldighet i henhold til en teknisk standard eller spesifikasjon.