En av hovedgrunnene til at informasjon i eksisterende arkivløsninger ofte er lite gjenbrukbar er nettopp på grunn av utilstrekkelig klassifikasjon.
Hva er klassifikasjon sånn egentlig? All dokumentasjon hører hjemme i en eller flere kategorier, men for at en kategori skal kunne kalles en klasse, må de:
- Være en del av et klassifikasjonssystem, som er en overordnet beskrivelse av hva klassene betyr. F. eks. «Funksjoner», «Fødselsnummer» «Bedriftsnavn» osv.
- Bare forekomme én gang i ett og samme klassifikasjonssystem
Klasser kan gis bestemte egenskaper. Egenskapene kan være diktert av lovbestemmelser, f. eks. er en egenskap i klassen «Regnskapsbilag» at det som faller inn under denne kan kasseres etter fem år, mens det som faller inn under klassen «Helsejournal» får egenskapen at det skal skjermes for uvedkommende.
De fleste klassifikasjonssystemer som brukes i dag er laget for papirarkiver og er det vi kan kalle «endimensjonale». Tradisjonelt valgte man den type klasser som man regnet med var mest egnet for gjenfinning av den dokumentasjonen og brukte den som et prinsipp for hvordan man satte opp arkivet fysisk. For eiendomsarkiver satte man opp etter «eiendomsnummer» eller «adresser», for helsearkiver eller elevarkiver brukte man «navn» eller «fødselsnummer», fordi det var disse verdiene man oftest trengte for innsyn. For alt annet bruke man generelle emnebaserte koder, som f. eks de man kjenner fra statens fellesnøkkel og kommunenes k-koder. Det er stort sett disse man har brukt i det man i dag kaller «sakarkivsystemer».
Klassifikasjon har ofte blitt implementert feil eller blitt brukt dårlig, og har dermed mistet sine gode egenskaper for å gjenfinne ting og holde kontroll på tilganger. Klassiske feil er f. eks.
- Klassifikasjon er ikke obligatorisk og brukes kun sporadisk
- Klassifikasjonssystemer er komplekse slik at brukerne ikke forstår dem og bruker dem feil
- Klassifikasjon er i form av fritekstfelter uten skrivekontroller
- Løsningen er ikke konfigurert for å bruke mer enn én klasse eller ingen klasser overhodet.
For å bøte på dette har mange operert med «skriveregler» i tittelfelter, med lange kompliserte titler som inneholder flere elementer som er å betrakte som klassifikasjon. F. eks. «Byggesak for Jens Jensen, Bygningsnummer 12345678910 Gnr/Bnr 12/12 Lommegata 14». Her ser vi en tittel som har ikke mindre enn fem typer klassifikasjon klemt sammen i ett fritekstfelt med store sjanser for feilskriving:
- Emne (Byggesak)
- Navn (Jens Jensen)
- Bygningsnummer (12345678910)
- Eiendomsnummer (Gnr/Bnr 12/12)
- Adresse (Lommegata 12)
Dette er en dårlig løsning mange tar i bruk i ren desperasjon som er et bedre alternativ til ingenting. Og det ER bedre enn ingenting, men for dårlig til gjenfinning i store databaser.
Men det finnes veier ut av uføret. I en elektronisk verden er man ikke avhengig av å ha bare én klasse som «inngang» til arkivet. Ved å klassifisere flere ganger med flere klassifikasjonssystemer kan man strengt tatt bygge mer enn ett arkiv på en gang. Dette er noe vi i Documaster anbefaler.
I Noark-standarden snakkes det om «primær» og «sekundærklassifikasjon». Primærklassifikasjonen er den som gir en klasse egenskaper, mens sekundærklassifikasjonen (+ tertiær og kvartær etc) ikke nødvendigvis gjør det samme. Dersom man har et arkivsystem som kan støtte dette er det like fullt ikke noe i veien for å putte egenskaper på alle typer klasser.
Vi anbefaler ALLTID å ha funksjonsbasert klassifikasjon som primærklassifikasjon og at den gjøres OBLIGATORISK å bruke. Dersom man i senere tid skal dele data men er usikre på innholdet har man da i hvert fall et minimum av klassifisering. Det er viktig at funksjonsbasert klassifikasjon tar utgangspunkt i faktiske forretningsprosesser og ikke tenkte teoretiske scenarioer. Man avdekker prosessene som utføres og så lager men klasser ut fra det. Det er viktig å tenke semantikk her, og at arkivarer og tjenestedesignere snakker sammen og er enige om hva de forskjellige klassene skal hete. Vi har listet opp noen anbefalinger for deg som ønsker å sette i gang med oppsett av klassifikasjon. For å sette opp en god funksjonsbaserte klassifikasjonssystemer anbefaler vi videre:
- Den funksjonsbaserte klassifikasjonen skal være SÅ ENKEL SOM MULIG, med SÅ FÅ KLASSER SOM mulig. Aldri ha flere klasser enn du har prosesser. Dette for å gjøre det mer oversiktlig for de som jobber i systemet.
- Det nederste nivået i klassifikasjonen bør være selve PROSESSEN. Over tid endres arbeidsmetoder, men prosessene er stort sett uforandret. På den måten er klassifikasjonen mye enklere å forvalte.
- BRUK VERB når du beskriver prosessen. Skriv for eksempel ikke «Barnehagesøknad», skriv «Behandle barnehagesøknader» eller «Søke om barnehageplass» (avhengig av om man har perspektivet til kunde eller tjenesteyter, begge er stort sett like bra). Hvis prosessen er beskrevet som verb oppfattes det som riktigere å inkludere mer relevant dokumentasjon i selve prosessen i stedet for å bare legge inn søknaden, kan man legge med relevante mailer, SMSer chat o. l. Dette bedrer dokumentfangsten kraftig
- ALDRI ha «Generelle» kategorier. Disse vokser. Dukker enkelte typer arkivverdige henvendelser opp jevnlig, lag heller nye prosesser.
Men som vi sa: Klassifikasjon er flerdimensjonalt i en digital verden. Vi anbefaler at man i tillegg til funksjonsklassifikasjon bruker andre typer klassifikasjonssystemer som sekundærklassifikasjoner og når vi snakker med kunder sier vi at «The Sky is the Limit!». Jo flere klasser man bruker, jo flere innganger får man til arkivet og jo mer gjenbrukbart blir det som ligger. Det anbefales å ikke bruke altfor mange obligatoriske klassifikasjoner da dette fort blir frustrerende for saksbehandlere, men man kommer langt med 3-4.
Gode systemer for klassifikasjon forutsetter streng kontroll av datainput (gjerne i form av autofullfør, rullegardinlister eller AI-kontroller)
- Klassifikasjon er i form av satte listeverdier i eller utenfor systemet
- Klassifikasjon bruker verdier fra nasjonale entydige registre (Folkeregister, nasjonalt planregister, matrikkel, Brønnøysund osv)
- Klassifikasjon bruker verdier fra internasjonale entydige registre (MESH, ICD-10 for helse f. eks.)
- Klassifikasjon bruker ansattlister, enhetslister og liknende interne registre i organisasjonen
- Bruk av entydige begreper som også anvendes i resten av organisasjonen
Det er viktig at dette tas med hver gang man skal digitalisere i egen organisasjon, og man bør ta seg tid til å gjøre denne jobben godt nok. Det må ikke være perfekt, men det bør tas veldig alvorlig. Dette er en rolle som fremoverlente arkivarer bør gripe med begge hender.
Sist men ikke minst: Husk at klassifikasjon er noe som må forvaltes over tid. Det er derfor viktig at noen har ansvar for klassifikasjonssystemene og kan forvalte dem alle år det skal eksistere. Og når vi snakker arkiv, så vil det si lenge…
