Dokumentasjon når en krise inntreffer

For mange i offentlig sektor er det krevende nok å dokumentere prosesser og beslutninger i fredstid.  Så hvordan skal vi ruste oss for å sikre at dokumentasjon ikke blir glemt når vi er i krisetid? 

I mars 2020 besluttet regjeringen å stenge ned samfunnet som konsekvens av covid-pandemien. I likhet med eksempelet er beslutningen særdeles lite dokumentert. Et foto av Erna Solberg foran en White Board-tavle er en stor del av det man sitter igjen med. Dette er selvfølgelig problematisk av både demokratiske og andre hensyn.  

Mange kommuner og statlige foretak har utfordringer knyttet til arkivering av krise- og beredskapsdokumentasjon. De har måttet lene seg på tungvinte og omfattende manuelle prosesser i arbeidet med å arkivere. Ved manuelle rutiner er det en risiko for at viktig dokumentasjon forsvinner. Det er derfor viktig å tilrettelegge for at arkiveringen skjer automatisk, slik at de som jobber med beredskap kan være trygg på at viktige beslutninger og hendelser er bevart for fremtiden. Krisen skal ikke bare håndteres – den skal også arkiveres! En måte å løse dette på kan være integrasjon mellom fagsystem og arkiv. Da høstes viktig data automatisk til arkivet. Ifølge kommunal beredskapsplikt har kommunene dokumentasjonskrav for krise og beredskap

Riksarkivarens forskrift, journalplikten og Forskriften om kommunal beredskapsplikt, har disse dokumentasjonskravene:  

Arkivplikten iht. Riksarkivarens forskrift:   

• §7: Beredskapsplaner  
• Journalføringsplikten:  
• (Krise)kommunikasjon 
• Dokumentasjonsplikter i Forskrift om kommunal beredskapsplikt:    
• §1 – 10: Helhetlig og systematisk samfunnssikkerhetsarbeid  
• §2 og 3: Beredskapsplaner  
• §2, 3, 4 og 7: Plan for oppfølging og øvelser  
• Håndtering av uønskede hendelser og kriser   
• §6, 8 og 10: Evaluering og gransking av uønskede hendelser