Paradokset er at jo kortere tid du ønsker at den ansatte skal bruke på punkt 1, jo lengere tid tar typisk punkt 2, 3 og 4. Og motsatt - jo enklere du ønsker at 2, 3 og 4 skal være, jo mer kreves det av den ansatte å få noe lagret.
Den enkleste form for dokumenthåntering er å lagre et dokument rett på rotmappa (C:). Da trenger du som ansatt å ta stilling til kun én ting - "hva dokumentet skal hete?". Deretter trykker du lagre. Problemet dukker opp når du en gang i fremtiden ønsker å finne tilbake igjen til dokumentet. Du starter da med å gå inn på C: og gjør et grovsøk basert på hva du husker at du navnga dokumentet. Eller du filtrerer på "dato sist endret". Er det kun 1 måned siden du lagret dokumentet, så er det mest sannsynlig en grei sak å finne det. Etter 1 år er du heldig om du finner det. Etter 10 år så er dokumentet borte.
En mer avansert form for lagring er at du bruker et dokumenthåndteringssystem som tar vare på viktig dokumentasjon uavhengig av hvilke forretningssystemer du bruker. Et slikt system kan også integreres med dine dokument- og samhandlingsssystemer (for eksempel Office 365). Det er også mulig med innbygget automatisk lagring i fagsystemene. Og for å gjøre det enda mer komplekst: hvordan lager du en god brukeropplevelse for å gjenfinne og bruke dokumentasjon på tvers av systemer dokumentasjonen har oppstått i? Det hjelper ikke å ha en god brukeropplevelse i ett system hvis dokumentasjonen skal ses i sammenheng med dokumentasjon som har blitt skapt i andre system.
Så hva kan du gjøre for å bygge inn dokumentasjonens anvendbarhet allerede ved utformingen av systemet, og på en måte som gjør at de ansatte ikke bruker tid på det?
Vi har kommet frem til følgende punkter:
- Finn ut hva som skal lagres ved å verdivurdere dokumentasjonen
- Finn ut av hvordan det skal lagres ved å kategorisere dokumentasjonen
- Finn ut når det skal arkiveres ved å kartlegge triggerpunkter i prosessen
Hva er kjernedokumentasjon? Hva skal vi ta vare på?
Hvis du skal ta stilling til hva som bør tas vare på så er det beste å gjøre en «verdivurdering» av dokumentasjonen.
- Finn ut av hvordan det skal arkiveres ved å kategorisere dokumentasjonen
- Finn ut når det skal lagres i dokumenthåndteringssystemet ved å kartlegge triggerpunkter i prosessen
Det første du må gjøre på veien mot å få kontroll på dokumentasjon som skapes i din virksomhet er å vurdere verdien av dokumentasjonen som er i de ulike systemene. Gjennom en verdivurdering vil du avdekke hva du må ta vare på av dokumentasjon, og hva som kan slettes.
Når vi snakker med dokumenthåndteringsekspertene her på huset og spør» hva skal arkiveres?" får vi som regel ballen rett i retur: "det er individuelt for hvert selskap", "det kommer an på hva som er viktig å ta vare på for kunden?" osv.
Grunnen til at det er et så vanskelig å besvare, er at det er et spørsmål uten fasit. Du må ta veldig mange hensyn - arkivloven, GDPR, særlover, andre juridiske krav, nytteverdi, sikkerhet med mer. Det kommer også an på hva som er viktig for din lønnsomhet. Hvor trykker skoen mest, hva er det dine ansatte bruker mest tid på å lete etter av dokumentasjon, hva er kritisk å ha kontroll på ved en eventuell revisjon, due diligence osv.? Og du må vurdere det i et mye lengere perspektiv enn du er vant til.
For å finne ut av hva arkivet skal inneholde må du tørre å gå inn i oppgaven med å besvare spørsmålet uten fasit: "Hva er kritisk dokumentasjon og må sikres?"
Jeg vet det ikke er lett, for jeg har selv fått spørsmålet fra utallige partnere og kunder opp gjennom årene. Det tok sin tid før jeg skjønte hvordan jeg skulle svare, men nå havner jeg som regel ned på å stille noen spørsmål i retur:
Kan dokumentet tenkes å være gjenstand som bevis en gang i fremtiden?
Finnes det en potensiell konsekvens en gang i fremtiden hvis dokumentet blir borte? For deg? For din virksomhet? For den dokumentet omhandler? For samfunnet?
Finnes det en potensiell gevinst en gang i fremtiden hvis dokumentet blir bevart? For deg? For din virksomhet? For den dokumentet omhandler? For samfunnet?
Kan du svare ja på minst ett av spørsmålene, så er det nok mest sannsynlig riktig å ta vare på dokumentet. Og jeg er fullstendig klar over at dette fortsatt er vanskelig. Men dette er kjernen i dokumenthåndteringsfaget. Teknologi kan hjelpe oss med dette, men det vil kreve mye forarbeid for å gjøre det helt "innebygd".
Det positive er at når du har besvart hva som skal arkiveres, så er det vesentlig lettere å besvare det neste spørsmålet:
Hvordan skal det arkiveres?
I dokumenthåndtering snakker man om metadata og kategorisering av dokumentasjon. Dette innebærer å markere dokumentasjonen med én eller flere merkelapper. Jo flere merkelapper, jo lettere å finne igjen til dokumentasjonen seinere, men det krever også mer innsats og tid å få noe lagret. Metadata er opplysninger om noe. For eksempel hvem har skrevet dokumentet, når ble det skrevet, hvem har sett på dokumentet, hva handler det om, kunde, prosjekt osv.
Nøkkelen til å få til god innebygd dokumenthåntering er at du allerede i utformingen av systemet tar høyde for hvilke merkelapper som kreves for at en bruker enkelt skal finne igjen til dokumentasjonen om 1 måned, 1 år og 10 år. Antall merkelapper er alltid noe du må avveie, men erfaringen tilsier at et sted mellom 3 og 5 kan være en god tommelfingerregel. Velg én merkelapp som sier noe om hvilket funksjonsområde (prosess) som har skapt dokumentasjonen, og et par - tre sentrert rundt konteksten dokumentasjonen er skapt i. Da har du mest sannsynlig på trygg grunn.
La meg ta et konkret eksempel. Tenk deg at du har anskaffet en ny IT-løsning og skal arkivere dokumentasjonen i forbindelse med anskaffelsen. Første merkelapp (kategori) er relativt åpenbar - "Gjennomføre konkurranse". Resterende merkelapper (underkategorier) kan være litt mer tricky. I det tilfellet her tenker jeg leverandørnavn kan være en god en. I tillegg kan ting som hvilket fagområde anskaffelsen omfatter eller type produkt eller tjeneste være aktuelle kandidater.
Her må du prøve være litt spåmann og tenke ut hvilke scenarioer for å gjenfinne dokumentasjon du typisk vil stå ovenfor om 1 mnd, 1 år og 10 år. Er det viktig for de som skal bruke dokumentasjonen at hovedavtale, bilag, korrespondanse og eventuelle endringsordre kan filtreres frem til separat, så må du ta høyde for dette når du skal lage arkivstrukturen. Eller er det viktig å kunne enkelt lete frem alle databehandleravtaler inngått med utenlandske leverandører? I så fall er dette viktig input til strukturen du skal lage.
Ut over dette kan det også være greit å ha i bakhodet at det kan være informasjon som ikke er så viktig for å gjenfinne dokumentasjonen i dag, men som i fremtiden kan være god input til fremtidige maskinlæringsmodeller. Maskinlæringsmodeller krever store datasett med strukturerte data, og det kan være lettere å ta høyde for en viss form for strukturering i forkant enn å basere seg på å strukturere all informasjon i etterkant.
Samtidig som du har kartlagt i hvilken struktur dokumentasjonen skal arkivers i, så er det en tolkejobb som må gjøres. Altså må du oversette fra fagsjargong til "dokumenthåndteringsk". Dette gjør vi for å være sikker på at vi får med oss all relevant informasjon og at vi kaller ting i dokumenthånteringssystemet likt uavhengig av hvor dokumentasjonen er skapt (for eksempel klient vs kunde ).
Skal du etterleve prinsippene for innebygd dokumenthåntering så holder det ikke at de ansatte føler at de ikke bruker tid på lagring, men de ansatte må faktisk ikke bruke tid på lagring. Altså må det skje helt automatisk, og det fører oss over til siste spørsmål:
Når skal det arkiveres?
Når det er bestemt hva som skal arkiveres og i hvilken struktur, så er neste oppgave å teknisk utvikle en løsning som gjør at denne informasjonen arkiveres automatisk, til riktig tid og uten at den ansatte blir forstyrret. Dette kan du gjøre ved å koble arkivering til forskjellige "triggerpunkter" i prosessen. Triggerpunktene bør være knyttet til konkrete hendelser hvor det er naturlig at vi fryser situasjonen i tid og sted. Eksempelvis når et prosjekt er avsluttet, når du har mottatt en endelig kontrakt eller endringsordre fra en leverandør, eller når styret har godkjent årets årsberetning.
Siden vi i dette eksempelet opererer med systemer med klart definerte prosesser så er det nå en ganske grei sak å lage en logikk som arkiverer riktig dokumentasjon, med tilstrekkelig metadata på eksakt riktig tidspunkt. Og at dette skjer automatisk, uten at den ansatte trenger å bruke tid på det.
Et tilleggspunkt som det er verdt å tenke på, er at når du baserer deg på automatikk så kan du arkivere mer informasjon uten at det skaper en ekstra belastning for den ansatte ved arkiveringstidspunktet. Altså er det ikke lengre et motsetningsforhold mellom punkt 1 og 2, 3 og 4 som nevnt innledningsvis.
I dette eksempelet har jeg tatt utgangspunkt i systemer som har klare og tydelige prosesser, og som du har sett så er det her en relativt grei oppskrift for hvordan du da kan gå frem. I samhandlingsløsninger som Microsoft Teams og Google Workspace så er situasjonen en ganske annen, siden du da ikke har de definerte prosessene å støtte deg på.
Situasjonen er en ganske annen, og vesentlig mer utfordrende. Men ikke håpløs. Hvordan du kan gå frem for å løse det, vil jeg komme tilbake igjen til i neste post.