Dokumenthåndtering og Microsoft 365 - Hva sier ekspertene?

Vi i Documaster hjelper våre kunder med å ta vare på kritisk forretningsinformasjon, vi har kunder fra privat næringsliv og fra stat og kommune. Stat og kommune har andre krav til bevaring av dokumentasjon enn det private bedrifter har. Felles for begge segmentene er at de strever med kontroll og gjenfinning av dokumentasjon. Trenger man egentlig et dokumenthåndteringssystem? Eller et eget arkiv?

Vi får veldig mange spørsmål om når det er nødvendig å ha et eget dokumenthåndteringssystem, i tillegg til Microsoft 365? Det er vel åpenbart hva vi mener, derfor har vi snakket med fire uavhengige eksperter innenfor området, og her er deres råd og tanker.

Kristine Synnøve Brorson, Head of Information Management, Sopra Steria  

"Innenfor informasjonsforvaltning er det tre aspekter å ta hensyn til:

• Kunnskapsforvaltning

• Dokumentasjonsforvaltning

• Samhandling

Så for å svare på spørsmålet, må man spørre hvilke behov og ambisjoner virksomheten har innen disse tre aspektene av informasjonsforvaltning.

Allerede rett ut av boksen er Microsoft 365 veldig godt egnet til samhandling, men når det kommer til å forvalte og bevare dokumentasjon er det i seg selv ikke like godt egnet. Det du som virksomhet må tenke gjennom er hva som er det egentlige «gullet ditt» – altså de virkelige behovene? Har du behov for å finne igjen beste praksis eller kontrakter eller vite at dokumentet med ledelsesbeslutninger er den gyldige, stiller det andre krav enn idémyldring, effektiv samtidig tekstproduksjon eller daglig planlegging. Så disse tankene er fine å ha i bakhodet ved vurdering av ekstra behov ut over Microsoft 365.

Uansett hva du velger, bør du ha en plan før du ruller ut. Hvis hvem som helst kan opprette et Teams-rom eller det mangler regler for lagring og forvaltning blir det lett kaos. Ansvaret for å lagre og dokumentere riktig bør ikke alene være på samvittighetsfulle ansatte, men støttet av oppsett, opplæring og innføring. Og hvis du konkluderer med at gjenfinning og etterlevelse er like viktig som samhandling, må du vurdere tyngre konfigurering, integrasjon med arkivkjerne/Records Center eller supplere med et eget dokumenthåndteringsverktøy.»

Toan Fjeldaas Head of Business Development, Albatross  

Vår erfaring er at man har behov for dokumenthåndtering uavhengig av størrelse på bedriften. Fra første kundekontakt vil det oppstå mange former for dokumentasjon. På mail, CRM og i dokumentform. Problemet er at det er vanskelig å få et samlet bilde av denne kommunikasjonen, vi anbefaler derfor våre kunder å tenke på dokumenthåndteringssystem fra start. I en moderne verden skal ikke en ansatt trenge å ta stilling til hva som skal arkiveres og når. Det bør skje automatisk og satt i system med bedriftens prosesser. Historisk har nok dokumenthåndtering/arkivsystemer vært for kompliserte, lagring/arkivering av informasjon hviler på de ansattes skuldre fremfor å sette prosesser i system. Usikkerheten knyttet til hva og når informasjon skal arkiveres medfører at de ansatte vender til «C:» eller lar være.

• Må en ansatt ta stilling til hva som skal tas vare på?
• Må en ansatt ta stilling til når informasjonen skal tas vare på?
• Må en ansatt tenke på rutinen ved lagring?

Dersom implementering og løsninger kan svare NEI på samtlige spørsmål, vil brukeropplevelsen og sannsynligheten for å lykkes med informasjonsforvaltning bli betydelig større.»

Ruben Nøttveit, Senior Manager, PwC 

Jeg tenker at det er to aspekter som er særlig viktig å ta stilling til: 

1. Ønsker du å lage selv, eller kjøpe noe ut av boksen? 
2. Hva er mest pedagogisk og brukervennlig for dine ansatte? 

Å lage selv eller å kjøpe ferdigvare kommer med sine egne styrker og ulemper og ulike selskap vil velge ulikt her avhengig av deres (kompetanse)strategi og hva de ønsker å bruke ressurser på. Microsoft 365 tilbyr et godt og funksjonsrikt dokumenthåndteringssystem som må settes opp slik at det passer for din organisasjon. Dersom din organisasjon primært jobber i Microsoft 365 er fordelen at du slipper å tenke på integrasjoner og at alt finnes innenfor samme brukergrensesnitt. I tillegg slipper du lisens for en ny løsning. Men kompleksiteten i å tilpasse en slik løsning bør ikke undervurderes. Går du får et eget dokumenthåndteringssystem har noen gjort mye av jobben for deg og forvaltning og videreutvikling av løsningen håndteres av leverandør. Et suksesskriterium her er at leverandøren har utviklet gode integrasjoner med blant annet Microsoft 365 slik at du slipper å utvikle koblingene mellom dine systemer og dokumenthåndteringssystemet.

Fra et brukerperspektiv kan fordelen med et (godt) eksternt dokumenthåndteringssystem være at brukeropplevelsen er allerede tilpasset dokumenthåndtering og kan gi brukerne et bedre og mer intuitivt søk. En forutsetning for dette er at veien til å flytte dokumenter og informasjon fra fagsystemer og arbeidsverktøy til dokumenthåndteringssystemet er sømløst og helst helt eller delvis automatisert. Et godt søk er verdiløst dersom dokumentasjonen du er på jakt etter ikke finnes i dokumenthåndteringssystemet. For brukerne kan det også være et pedagogisk grep at godkjente versjoner av forretningskritisk informasjon ligger i dokumenthåndteringssystemet mens det man jobber med og samhandler på til det daglige ligger i Microsoft 365.»

Øyvind Aas-Mehren Seniorkonsulent/partner, Point Taken:

Microsoft 365 dekker svært mange av behovene organisasjoner har for dokumenthåndtering. De siste årene har plattformen utviklet seg til å bli svært god på funksjonalitet knyttet til samhandling (struktur, samtidig redigering, deling, gjenfinning). Spesielt har lanseringen av Teams gjort at dokumenter har fått mer naturlige «hjem». Sikkerheten på plattformen har også blitt kraftig forbedret. Her kan vi nevne mulighet for lagring i Norge og gode muligheter for å holde kontroll på dokumenter som forlater organisasjonen.

Vi ser at utfordringene knyttet til dokumenthåndtering ofte ligger mer i mangel på planlegging og struktur enn mangel på funksjonalitet. Microsoft 365 er en plattform det er svært lett å komme i gang med, og for mange går det litt for raskt å åpne for fri bruk. Som i alle andre systemer kreves det et forarbeid med rutiner, struktur og opplæring. Det er essensielt at oppbevaring og behandling av dokumenter speiler de interne prosessene.

Behovet for andre dokumenthåndteringssystemer (utover arkiv) virker mer og mer begrenset når organisasjoner allerede har Microsoft 365-lisenser. Men det finnes noen unntak. Organisasjoner som har behov for arkiv og må eller velger å følge NOARK-standarden må benytte en godkjent arkivkjerne. Men også her kan dokumentene leve i Microsoft 365 og arkivering mot en ekstern kjerne være satt opp som en integrasjon. Vi ser også at fag- og støttesystemer som har dokumentene tett knyttet opp mot høyt spesialisert funksjonalitet lever godt utenfor Microsoft 365. Men en del velger også her å flytte dokumentene inn i Microsoft 365 ved å sette opp integrasjoner eller utvikle applikasjoner innenfor Microsoft 365 som erstatning.»