En nyutdannet arkivar møter arbeidslivet

Hva slags merkelig studium er dette? Er ikke dette bare gamle støvete papirer som ligger i en kjeller et sted? Nysgjerrigheten tok overhånd, og jeg ble nødt til å undersøke nærmere.

Mine fordommer var overhodet ikke i overenstemmelse med virkeligheten. Studiet viste seg å være både interessant og fremtidsrettet, og det hadde særlig fokus på digital informasjonsforvaltning. Vi studerte utfordringer ved den teknologiske utviklingen, lovverk og standarder tilknyttet informasjonsforvaltning, personvern, analyse av virksomhetsbehov og risiko, og digital dokumentasjonsforvaltning, for å nevne noe. Undervisningsformen varierte mellom forelesninger med påfølgende diskusjoner og selvstudium, men vi hadde også casearbeid, presentasjoner og gruppearbeid. I tillegg var vi på besøk hos Arkivverket og Oslo byarkiv, og fikk stadig invitasjoner til å delta på konferanser.  

Det siste året av bacheloren var jeg så heldig at jeg fikk praksisplass her hos Documaster.

Og lykken ble enda større da jeg fikk tilbud om jobb etter overstått praksis. Hos Documaster ble jeg møtt av mine kunnskapsrike mentorer, Erik, Petter og Jean, også kjent som “de tre musketerer” blant våre kolleger. Fordi gruppens kallenavn må bestå, har jeg blitt d’Artagnan. Jeg er fortsatt litt usikker på hva jeg synes om det, men er for så vidt takknemlig for å ha blitt tildelt protagonistrollen.  

Da jeg først begynte hos Documaster var jeg spent på hvordan studier og arbeidslivet hang sammen. I både hospiteringen og den nye arbeidsrollen min, har jeg fått erfare hvordan teorien jeg lærte på universitetet fungerer i praksis. Foreleserne våre belyste sentrale utfordringer arkivarer står overfor i dag samt fagetiske dilemmaer og prinsipper. Likevel, var brorparten av fagartiklene vi leste teoretisk rettet (naturlig nok), og mye av stoffet dreide seg om hvordan man bør forvalte dokumentasjon i en ideell verden. I yrkeslivet vil faget ofte kreve at man også er pragmatisk, tilpasningsdyktig og fleksibel når man skal finne de beste løsningene. 

Det jeg liker best ved rollen min er at jeg har en variert hverdag hvor jeg møter mange forskjellige utfordringer. Blant annet hjelper jeg kundene våre med å strukturere og kontekstualisere arkivet sitt, slik at de får kontroll på dokumentasjonen de har og kan finne informasjonen de trenger når de trenger den. Jeg har også jobbet med integrasjonsprosjekter og fått et innblikk i hvordan vi arbeider med migrering av data når disse skal avleveres eller systemet de ligger i skal fases ut.

Av alt jeg lærte under studiet, er det spesielt tre ting jeg bruker ekstra mye i jobben:

1. Gjennomføre funksjons- og prosessanalyser 

   Enhver virksomhet vil ha sitt eget unike dokumentasjonsbehov. Arbeidet man gjør med å identifisere hva dette behovet er før man tar i bruk et nytt system vil være avgjørende for kvaliteten på arkivet. Dersom man ikke har foretatt en grundig analyse og stilt de riktige spørsmålene i modelleringsfasen, vil ikke systemet kunne gjenspeile de faktiske dokumentasjonsbehovene. Dette kan igjen føre til problemer med senere gjenfinning og forståelse av dokumentasjonen man har, og hvilken kontekst denne er skapt i.  
   
   

2. Databaseteori og datamodellering

   I et IT-systems brukergrensesnitt blir data fremstilt på en måte som gjør det enkelt for brukeren å lese og forstå informasjonen. Under panseret er saken en annen fordi dataene skal være lesbare for maskiner og/eller programvare. Der ligger de samme dataene i mange ulike tabeller som er koblet sammen gjennom flere typer referanser. Denne grunnleggende forståelsen om hvordan en database er bygget opp har vært til god hjelp i den nye rollen min. Måten dataene struktureres på påvirker hvilke alternativer man har for uthenting og sammenstilling av disse i ettertid, noe som er verdt en tanke under implementeringsfasen.
   
   

3. Problemstillinger knyttet til dataenes livsløp

   Dokumentasjonen vi skaper i dag tjener som oftest et umiddelbart virksomhetsbehov. En saksbehandler svarer ikke på søknader for å lage arkiv. Arkivet blir til fordi saksbehandleren utfører oppgavene sine. Og den dokumentasjonen kan i fremtiden ha en annen hensikt, f.eks. som rettighetsdokumentasjon. 

Dersom man ved et senere tidspunkt skal kunne finne frem til og forstå denne typen dokumentasjon må den være tagget med riktig type og mengde informasjon. I tillegg er programvare og format “ferskvare”. En eller annen gang i fremtiden vil de gå ut på dato om man ikke tar nødvendige grep som f.eks. å konvertere dokument til et nyere eller mer stabilt format eller hente data ut fra et eldre system. Ytterste konsekvens dersom man bare “lar det ligge” kan være at viktig informasjon går tapt. 

Arkivfaget, slik jeg ser det etter gjennomført utdanning og i min nye jobb, er et fagområde med et enormt utviklingspotensial. Det er vanskelig å spå, særlig om fremtiden. Men om jeg skal gjøre et forsøk, tror jeg at vi kommer til å se: 

• En løsrivelse fra papirtankegangen når det kommer til elektroniske arkiv.

Et dokument trenger ikke være en Word-fil eller PDF. Informasjonen trenger heller ikke plasseres i en mappe-i-mappe-i-mappe-struktur for at man skal kunne forstå dens kontekst. Nye teknologiske fremskritt gjør det mulig å fremstille informasjon på en mer dynamisk måte, og i fremtiden vil den kanskje også eksistere i former vi ikke kan forestille oss på nåværende tidspunkt. Grunnlaget for dette lager vi nå.

• Mer og enklere deling og gjenbruk av data på tvers av virksomhetsgrenser.

Dersom gode autoritetsdata deles på tvers av offentlig forvaltning vil det medføre mindre belastning for hver enkelt organisasjon i arbeidet med å opprette og opprettholde disse over tid. Autoritetsdata gjør også at man kun må beskrive kilden én gang, ettersom dette er data som lar seg koble til annen informasjon gang på gang. Et annet fortrinn ligger i at ulike organisasjoner muligens besitter forskjellig informasjon om en og samme kilde (en person, virksomhet eller noe annet) og at de dermed kan utfylle hverandres beskrivelser. For privatpersoner vil dette blant annet kunne innebære at man slipper å oppgi samme informasjon (adresse for eksempel) hver gang man kontakter en offentlig instans.

• Automatisering av (enda) flere arbeidsprosesser.

Mennesker har, siden tidenes morgen, benyttet verktøy for å forenkle og forbedre hverdagen. Den industrielle revolusjonen medførte at maskiner tok over mye av det manuelle arbeidet industriarbeiderne tidligere hadde gjort. Det samme har skjedd under den teknologiske utviklingen som har pågått siden 50-tallet. Systemene vi bruker i dag, har tatt over mye av det manuelle arbeidet, og dette kommer vi nok til å se mer og mer av fremover. 

Jeg er spent på hva fremtiden vil bringe, og gleder meg til å delta i den videre utviklingen.