Et "legacy system" er et utdatert datasystem, programmeringsspråk eller programvare som av ulike årsaker brukes i stedet for tilgjengelige oppgraderte versjoner. Dette kan eksempelvis være seg fordi dataene i løsningen ikke kan endres/migreres til nyere standarder eller fordi programvaren ikke kan oppgraderes.
Terminologien ("Legacy systems") kan også være forbundet med prosesser som ikke lenger kan benyttes hensiktsmessig til gjeldende formål og dermed skape prosessorienterte konflikter.
Et "legacy system" er ikke nødvendigvis definert av alder. "Legacy" kan henvise til manglende leverandørstøtte eller et systems manglende evne til å møte organisatoriske krav uten nødvendigvis å være gammelt.
Vi har oppsummert noen av de største utfordringene man vil møte ved å slepe med seg eldre og utrangerte løsninger.
Integrasjoner med andre systemer
Med "Legacy systems" vil man ofte kunne oppleve kompatibilitet-utfordringer som i beste fall gjør det kostnadskrevende å integrere med nye moderne løsninger. I mange tilfeller vil integrasjon eller data-migrasjon være direkte uhensiktsmessig da kostnaden overstiger nytten. Dette vil kunne være til direkte hinder for å kunne gjennomføre større teknologiskifter som for eksempel overgang til nye sky- og nettbaserte løsninger. Enden på visa blir ofte at de gamle systemene forbli operative fordi utskifting blir for omfattende og kostbart.
Ofte ser man at organisasjoner forsøker å kompensere for problemstillingen ved å "lappe på", modifisere eller utvikle intrikate og uhensiktsmessige tillegg/lag til eksisterende løsning og infrastruktur med det som resultat å opparbeide ytterligere "legacy". Dette kan fort bli som "å tisse i buksa for å holde seg varm" og bli en vond sirkel som det blir krevende å komme seg ut av.
De "usynlige" kostnadene
Eldre utrangerte systemer ("legacy systems") er kostnadskrevende. Både på grunn av direkte kostnader knyttet til drift og vedlikehold, men også fordi konsekvensen ofte blir å måtte jobbe på mindre rasjonelle og effektive måter.
En undersøkelse utført av Business Technographics, viser at 75% av Nord-Amerika og europeiske IT-budsjettene benyttes til drift og vedlikehold av eldre systemer, og kun 25% av budsjettet som benyttes på videreutvikling og investeringer.
Det er først når man legger sammen kostnaden for å holde liv i eldre løsninger med kostnaden knyttet til ineffektivt og kostnaden knyttet til misfornøyde ansatte og brukere, at man synliggjør den virkelige kostnaden knyttet til "legacy systems".
Å kvitte seg med gamle løsninger eller fornye de fortløpende kan også vøre dyrt, men har du råd til å la være...
Sikkerhet, datakvalitet og tilgjengelighet
Når systemer oppdateres, utvikles og "lappes på" over tid, vil det fort oppstå ustabile datastrukturer. Det er lett å havne i en situasjon hvor data vedlikeholdes i ulike filer og databaser som ikke lenger er kompatible eller henger sammen på en hensiktsmessig måte. Da oppstår det lett duplikater eller i verste fall tap av data som igjen gir utfordringer knyttet til "compliance" (etterrettelighet).
I en slik situasjon vil også evnen til å aksessere og gjenfinne data svekkes, noe som kan gi andre uheldige konsekvenser.
Å være fanget i eldre systemer hindrer vekst
Å opprettholde drift av eldre systemer er ikke bare kostbart, men hindrer også vekst og ekspansjon. Det å ikke være i stand til å utnytte ny og moderne teknologi vil relativt raskt kunne svekke bedriftens konkurranseevne. Det vil gjøre bedriften utsatt for "angrep" hvor nye oppvoksende selskaper som ikke bærer på den samme gamle arven oppleves som moderne og disruptive i markedet. Disse vil kunne være i stand til å tilby et bedre produkt til en lavere pris, rett og slett fordi de ikke bærer med seg en kostnadskrevende arv fra fortiden.
Blir problemet alvorlig nok vil det å være fanget i eldre og ineffektive systemer være direkte umotiverende for de ansatte og påvirke deres arbeidsmoral. I et slikt alvorlig scenario vil ikke organisasjonen bare slite med "legacy systems", men også "legacy employees".
