Hvilken dokumentasjon er viktig for fremtiden, og kan brukes som bevis i ulike rettskonflikter. Espen Sjøvoll trekker også frem at man i fremtiden bør tenke på hvordan man kan gjenbruke dokumentasjon også på kortere sikt. Hvordan kan arkivfaget være en støttespiller til ledelsen ved å jobbe mer strategisk med dokumentasjon? Hva er kritisk virksomhetsdokumentasjon?
Espen Sjøvoll mener også det er behov for å se på ord og begreper som brukes i arkivfaget.
"Hvis målet er å få til mer tverrfaglig samarbeid med for eksempel IT så er det viktig at man forstår hverandre. Et av forslagene i ny arkivlov er faktisk å endre ord som «kassasjon» til «slette».
Sødring er ikke like sikker på at dette er riktig, da han påpeker at kassasjon egentlig er noe annet enn sletting.
Hvis noe kasseres så skal det dokumenteres, mens sletting kun er sletting. Og med det kommer vi rett i kjernen på et annet viktig område for fremtidens arkivar. De må kunne samarbeide med IT, det er arkivarer som har innsikt i relevant lovverk, og vet hvordan man skal forvalte dokumentasjonen.
Sjøvoll peker på at det er et behov for et kompetanseløft blant dagens arkivarer, at det må institusjonaliseres og ikke være basert på den enkeltes ønske om å oppdatere seg. Arkiv er et fag som har blitt betydelig digitalisert, og det bekrefter også Thomas. Han underviser fremtidens arkivarer i både SQL, databaser og informasjonsforvaltning i et mer arkitektonisk perspektiv. Han er også opptatt av behovet for standardisering og ser verdi i standarder som NOARK, som ikke er begrenset til papir. Standarden legger til rette for å se på hele livssyklusen, både arkivdanning og bevaring.
Thomas Sødring mener det er tre ting som må diskuteres i forhold til fremtidens arkivar.
- Kast over gjerdet mentalitet
- Metadata
- Kunnskapsforvaltning/standardisering
Kaste over gjerdet mentalitet
Her bruker han andre ord, men er langt på vei enig med Espen Sjøvoll i å se arkivfaget som en støttespiller til ledelsen. Sødring bruker andre ord, men snakker om viktigheten av å se på verdien av arkivene. Han hører altfor ofte at informasjonsforvaltningssystemer er for dyrt, men for dyrt i forhold til hva.
Arkiv må ses på som en verdi og ikke en kostnad. Saksbehandlere bør ha et forhold til hva som skjer med dokumentasjonen i stedet for å tenke at da er jeg ferdig med den saken «kaster den over gjerdet» og ferdig med det.» sier Thomas Sødring.
Ofte stemmer nok det, men noen ganger er det viktig å kunne ta frem dokumentasjonen igjen slik den tragiske hendelsen på Gjerdrum er et god eksempel på. Da er det ekstremt viktig at dokumentasjonen er godt merket og lett tilgjengelig. I Gjerdrums tilfelle var det også en utfordring at man ikke hadde fysisk tilgang til kommunehuset som var evakuert. Mye av dokumentasjonen fantes bare på papir, og i underetasjen til kommunehuset som lå i avstengt område. Mange av dokumentene fantes i tillegg bare på papir slik at vi har måttet systematisere og skanne disse.
Metadata og standardisering
Vi hører ofte om eksempler der forvaltningen i små kommuner er helt avhengig av arkivaren som sitter på masse kunnskap og metadata «i sitt hode». Her har vi mye å lære av bibliotekarene som i mange år har jobbet systematisk med metadata.
Jeg mener det har vært alt for lite fokus på metadata og standardisering. Hvis vi er gode på metadata er det kjernen i utvekslingen mellom arkivsystemer.» sier Thomas Sødring.
Han tror det hadde vært verdifullt å se på standardisering av for eksempel barnevernssaker og andre fagområder. Det ville også åpnet opp for at flere leverandører kunne lage gode og nye systemer og man hadde hindret proprietære systemer som låser inn data.
Både Thomas Sødring og Espen Sjøvoll ønsker at arkivrollen skal løfte blikket fra «record keeping» til kunnskapsforvaltning.
Hva mener du? Vi vil gjerne høre din mening :)
