Innebygd arkivering - Anvendbarhet i praksis

1. Hva skal arkiveres?

Det første du må gjøre på veien mot å få realisert drømmen om innebygd arkivering er å finne ut av hva som skal arkiveres. Det gjør du ved å vurdere verdien av dokumentasjonen som er i systemet. Gjennom en verdivurdering vil du avdekke hva du må ta vare på av dokumentasjon, hva som bør tas vare på og hva som kan slettes.

Fra jeg startet å jobbe med arkiv og dokumentasjon som fagfelt så syns jeg spørsmålet "hva skal arkiveres?" har vært det vanskeligste å besvare. Og når jeg stiller spørsmålet til de fremste arkiveksperter så får jeg som regel ballen rett i retur: "det er individuelt for hver arkivskaper", "det kommer an på hva som er viktig å ta vare på for kunden?" osv.

Grunnen til at det er et så vanskelig å besvare, er at det er et spørsmål uten fasit. Du må ta veldig mange hensyn - arkivloven, særlover, andre juridiske krav, nytteverdi, sikkerhet med mer. Og du må vurdere det i et mye lengere perspektiv enn du er vant til. Når det ikke finnes noen fasit, hva gjør folk da? De besvarer andre og beslektede spørsmål. Spørsmål som det er lettere å besvare. Spørsmålet "hva skal arkiveres?" blir fort til "hva skal journalføres?".

Hvorfor det? Hva som skal journalføres i en virksomhet er basert på tre kriterier:

1. For det første må det være et saksdokument for organet.
2. For det andre må dokumentet enten ha kommet inn til eller blitt sendt ut fra organet.
3. For det tredje må dokumentet både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.

Halmstrået som folk henger seg fast i her er kriterie nummer 2. Altså om dokumentet har kommet inn eller gått ut av organet. Dette er et kriterie det er veldig lett å måle. Det er binært - har dokumentet kommet inn eller gått ut? Ja eller nei?

På denne måten setter mange likhetstegn mellom journalføring og arkivering. To beslektede ting, men ikke det samme. Journalføring er til for å skape en åpen og gjennomsiktig forvaltning, mens arkivering er til for at du skal ta vare på det som fremtidens innbyggere og ansatte trenger for å forstå hva som har skjedd i fortiden (i deres fortid).

Noe av den informasjonen du har i arkivet skal være åpent og tilgjengelig for offentligheten, og skal derfor journalføres. Men arkivet ditt inneholder mer enn det. Og for å finne ut av hva arkivet skal inneholde må du tørre å gå inn i oppgaven med å besvare spørsmålet uten fasit: "Hva skal arkiveres?"

Jeg vet det ikke er lett, for jeg har selv fått spørsmålet fra utallige partnere og kunder opp gjennom årene. Det tok sin tid før jeg skjønte hvordan jeg skulle svare, men nå havner jeg som regel ned på å stille noen spørsmål i retur:

• Kan dokumentet tenkes å være gjenstand som bevis en gang i fremtiden?
• Finnes det en potensiell konsekvens en gang i fremtiden hvis dokumentet blir borte? For deg? For din virksomhet? For den dokumentet omhandler? For samfunnet?
• Finnes det en potensiell gevinst en gang i fremtiden hvis dokumentet blir bevart? For deg? For din virksomhet? For den dokumentet omhandler? For samfunnet?

Kan du svare ja på minst ett av spørsmålene, så er det nok mest sannsynlig riktig å ta vare på dokumentet. Og jeg er fullstendig klar over at dette fortsatt er vanskelig. Men dette er kjernen i arkivfaget. Teknologi kan hjelpe oss med dette, men det vil kreve mye forarbeid for å gjøre det helt "innebygd".

Det positive er at når du har besvart hva som skal arkiveres, så er det vesentlig lettere å besvare det neste spørsmålet:

2. Hvordan skal det arkiveres?

I arkivfaget så har vi noe som kalles klassifikasjonssystemer som du kan støtte deg på. Dette innebærer å markere dokumentasjonen med én eller flere merkelapper (klasser). Jo flere merkelapper, jo lettere å finne igjen til dokumentasjonen seinere, men det krever også mer innsats og tid å få noe arkivert.

Nøkkelen til å få til god innebygd anvendbarhet er at du allerede i utformingen av systemet tar høyde for hvilke merkelapper som kreves for at en bruker enkelt skal finne igjen til dokumentasjonen om 1 måned, 1 år og 10 år. Antall merkelapper er alltid noe du må avveie, men erfaringen tilsier at et sted mellom 3 og 5 kan være en god tommelfingerregel. Velg én merkelapp som sier noe om hvilket funksjonsområde (prosess) som har skapt dokumentasjonen, og et par - tre sentrert rundt konteksten dokumentasjonen er skapt i. Da har du mest sannsynlig på trygg grunn.

La meg ta et konkret eksempel. Tenk deg at du har anskaffet en ny IT-løsning og skal arkivere dokumentasjonen i forbindelse med anskaffelsen. Første merkelapp (primærklasse) er relativt åpenbar - "Gjennomføre konkurranse". Resterende merkelapper (sekundærklasse) kan være litt mer tricky. I det tilfellet her tenker jeg leverandørnavn kan være en god en. I tillegg kan ting som hvilket fagområde anskaffelsen omfatter eller type produkt eller tjeneste være aktuelle kandidater.

Her må du prøve være litt spåmann og tenke ut hvilke scenarioer for å gjenfinne dokumentasjon du typisk vil stå ovenfor om 1 mnd, 1 år og 10 år. Er det viktig for de som skal bruke dokumentasjonen at hovedavtale, bilag, korrespondanse og eventuelle endringsordre kan filtreres frem til separat, så må du ta høyde for dette når du skal lage arkivstrukturen. Eller er det viktig å kunne enkelt lete frem alle databehandleravtaler inngått med utenlandske leverandører? I så fall er dette viktig input til strukturen du skal lage.

Ut over dette kan det også være greit å ha i bakhodet at det kan være informasjon som ikke er så viktig for å gjenfinne dokumentasjonen i dag, men som i fremtiden kan være god input til fremtidige maskinlæringsmodeller. Maskinlæringsmodeller krever store datasett med strukturerte data, og det kan være lettere å ta høyde for en viss form for strukturering i forkant enn å basere seg på å strukturere all informasjon i etterkant.

Samtidig som du har kartlagt i hvilken struktur dokumentasjonen skal arkivers i, så er det en tolkejobb som må gjøres. Altså må du oversette fra fagsjargong til "arkivsk". Dette gjør vi for å være sikker på at vi får med oss all relevant informasjon og at vi kaller ting i arkivet likt uavhengig av hvor dokumentasjonen er skapt (for eksempel klient vs kunde vs borger vs innbygger). Men kanskje viktigst så er det tolkejobben som gjør at de ansatte slipper å forholde seg til arkivord som "journalføring", "restanseliste" og "internt notat uten oppfølging". Dette er det som til syvende og sist gjør at den ansatte føler at de ikke bruker tid på å arkivere.

Skal du etterleve prinsippene for innebygd arkivering så holder det ikke at de ansatte føler at de ikke bruker tid på arkivering, men de ansatte må faktisk ikke bruke tid på arkivering. Altså må det skje helt automatisk, og det fører oss over til siste spørsmål:

3. Når skal det arkiveres?

Når det er bestemt hva som skal arkiveres og i hvilken struktur, så er neste oppgave å teknisk utvikle en løsning som gjør at denne informasjonen arkiveres automatisk, til riktig tid og uten at den ansatte blir forstyrret. Dette kan du gjøre ved å koble arkivering til forskjellige "triggerpunkter" i prosessen. Triggerpunktene bør være knyttet til konkrete hendelser hvor det er naturlig at vi fryser situasjonen i tid og sted. Eksempelvis når et vedtak er godkjent og sendt ut til en innbygger, når du har mottatt en endelig kontrakt eller endringsordre fra en leverandør, eller når styret har godkjent årets årsberetning.

Siden vi i dette eksempelet opererer med systemer med klart definerte prosesser så er det nå en ganske grei sak å lage en logikk som arkiverer riktig dokumentasjon, med tilstrekkelig metadata på eksakt riktig tidspunkt. Og at dette skjer automatisk, uten at den ansatte trenger å bruke tid på det.

Et tilleggspunkt som det er verdt å tenke på, er at når du baserer deg på automatikk så kan du arkivere mer informasjon uten at det skaper en ekstra belastning for den ansatte ved arkiveringstidspunktet. Altså er det ikke lengre et motsetningsforhold mellom punkt 1 og 2, 3 og 4 som nevnt innledningsvis.

I dette eksempelet har jeg tatt utgangspunkt i systemer som har klare og tydelige prosesser, og som du har sett så er det her en relativt grei oppskrift for hvordan du da kan gå frem. I mer generelle saksbehandling- eller samhandlingsløsninger som Microsoft Teams og Google Workspace så er situasjonen en ganske annen, siden du da ikke har de definerte prosessene å støtte deg på.

Situasjonen er en ganske annen, og vesentlig mer utfordrende. Men ikke håpløs. Hvordan du kan gå frem for å løse det, vil jeg komme tilbake igjen til i neste post.