Innsynsløsning – Én løsning på alle problemer?

Navnet er kanskje selvforklarende, men det er ikke gitt at en innsynsløsning skal være sånn eller slik. Det er mange hensyn å ta når tilgang og tilgjengelighet for arkivmateriale blir diskutert.

I det offentlige Norge dannes og bevares arkiver som en ressurs for rettsstaten og demokratiet; Vi sikrer informasjon som bevismateriale. Dette gjøres for at vi kan oppfylle prinsipper som likebehandling og gjennomsiktighet. På denne måten bygges og bevares tillit til offentligheten. For at arkivene skal underbygge disse prinsippene, må de være tilgjengelige; Det må være mulig å få tilgang, og bruke dem, altså ha innsyn i dem.

Det er flere ulike typer innsyn som kan tilbys, og det er derfor viktig å avklare behovet ditt når du skal lage eller anskaffe en «innsynsløsning». Noe av det som bør vurderes er eksempelvis: Hvem er brukeren? Skal informasjonen skjermes (eks. for å beskytte enkeltindivider)? Hvordan er informasjonen strukturert? Hvordan vil vi vise den frem? Hvilken type materiale er det og hvor gammelt er det? Denne listen er langt fra fullstendig, og behovene kan også endres over tid. Det kan altså hende at den løsningen som anskaffes i dag, må byttes om noen år.

Det finnes i hovedsak tre typer innsynløsninger, og varianter av disse, på markedet i dag:

1. Spesiallaget innsyn for en base av gangen

2. Innsyn i historisk base gjennom nytt system

3. Migrerte historiske arkiver for innsyn på tvers av flere baser

Valg av type innsynsløsning vil gi svært forskjellige muligheter og handlingsrom. Disse forskjellene er det viktig å være klar over. Det vil for eksempel være billig og raskt å få på plass en løsning spesiallaget for en enkelt base, men den vil i stor grad være avhengig av at brukeren kjenner materialet fra før. Og en «historisk base» kan gi umiddelbar tilgang for saksbehandlere, men vil ikke være tilrettelagt for å kunne gi innsyn for publikum, når det blir aktuelt.

En innsynsløsning som brukes av saksbehandler, som kjenner prosessene og konteksten arkivet er skapt i, vil stille andre krav enn et offentlig publikum. Et bredere publikum krever mer fleksible søk, bedre veiledning og støtte i å forstå organisering, innhold og sammenhengen informasjonen er skapt.

Ved anskaffelse av en innsynsløsning vil det derfor være viktig å være klar over hvilken type innsyn man trenger. Hvilken hvilken type materiale er det er, og hvor gammelt er det? Dette sier noe om krav til sikkerhet, tilgangsstyring og brukshyppighet. Hvem er brukerne av løsningen og arkivene? Ulike brukere har ulike behov for kontekst, søkbarhet og plattformuavhengighet. En innsynsløsning som brukes av saksbehandler, som kjenner prosessene og konteksten arkivet er skapt i, vil stille andre krav enn et offentlig publikum. Et bredere publikum krever mer fleksible søk, bedre veiledning og støtte i å forstå organisering, innhold og sammenhengen informasjonen er skapt.

Det vil også være viktig å avklare hvordan arkivene skal brukes over tid. Om man ønsker å legge til rette for at arkivene skal være tilgjengelig for nye saksbehandlere i kommunen, eller offentligheten, vil det være mindre praktisk å søke i en base av gangen. En slik løsning gjør arkivet avhengig av ekstremt spesialisert kompetanse for tilgang og sammenstilling. En publikumsportal, eller selvbetjening av arkiver, eksempelvis som «min mappe» eller «min eiendom», krever strategiske avklaringer om både avsluttede arkiver, og informasjon som skapes i dag. For å realisere disse ideene vil det være nødvendig med en sammenstilling, eller normering, av informasjonen. Om historisk informasjon skal kunne ha en verdi for flest mulig, må informasjon fra ulike systemer sammenstilles. Dette krever en del arbeid, og kan være kostbart, men det vil også legge til rette for en helt ny, og mer aktiv bruk av offentlig tilgjengelige arkiver. For å legge til rette for dette må man ha et minimum av datakvalitet og søkemulighet. Om man gjør denne jobben, vil man gjøre arkiver tilgjengelig for flere, med mulighet for å bygge tjenester og funksjoner basert på arkivene.

Ethvert innsyn er bedre enn ingen innsyn, og alle de tre versjonene av «innsynsløsning» vil være bedre enn ingenting. Utover dette vil det være svært viktig å avklare behovet, før man kan avgjøre hva som er rett innsynsløsning.