Parallelt med våre tanker om stille arkivering, jobbet Trondheim Kommune med konseptet «automatisk arkivering» altså arkivering uten at det krever aktiv handling fra brukeren. Disse konseptene har hatt en gryende bevissthet både hos oss og kommunesektoren ganske lenge. I går fikk vi også vite at begrepet «innebygget arkivering», et begrep som kan høres ut som et skritt tilbake til systemer med innebygde siloer, egentlig er en del av den samme visjonen. Stille, innebygd, usynlig eller automatisk? Kjært barn har mange navn.
Som leverandør av en frittstående og uavhengig arkivkjerne er vi åpne for mange bruksområder. Det begynner å bli mange kunder i både Norge og Sverige som har tatt oss i bruk, og det blir stadig flere. Noen bruker oss bare til å lagre historiske arkiver som f. eks. migrerte datasystemer eller digitaliserte arkiver, og noen bruker oss som frittstående arkiv sømløst integrert med sine fagsystemer. Vi tenker at alt som løser et arkiveringsproblem og fører til bedre og flere arkiver i Norge (og verden) og er en god ting.
Men stille arkivering er vårt Nirvana. En arkivering der arkivet overhodet ikke er synlige, og hvor saksbehandlerne bare kjenner oss som en sterk og pålitelig kilde for historiske data, og ikke aner at de har laget dem selv. På denne måten kan saksbehandlerne ha fokus på å levere best mulig service og tjenester til sine kunder (typisk innbyggere) - noe vi har skrevet mer om i denne bloggposten.
Hos Documaster kan vi mye om arkiv og vi vet hva som kreves for å få gode og moderne arkiver, men vi kjenner ikke kundenes arkiver på det samme nivået kundene selv gjør. Dessuten ønsker vi ikke å diktere kundenes innarbeidede prosesser og arbeidsmetoder. Derfor trenger vi fremoverlente kunder som ser sine egne dokumentasjonsbehov og klarer å legge press på alle leverandører, deriblant oss, for at de skal kunne bygge arkivet med best mulig datakvalitet, og minst mulig innblanding i kundenes prosesser. For la oss innse det; digitalisering handler i stor grad om tid og penger, og vi ønsker ikke at kunden skal bruke verdifull arbeidstid på oss.
Vi er allerede i gang med dette og flere systemleverandører begynner å innse at å bruke Documaster som arkiv ikke bare er et nødvendig onde for å oppfylle et lovkrav, men også gir deres egne løsninger uante muligheter for å bruke data på en bedre måte. I tillegg jobber vi med fremoverlente kunder som kjenner sine egne dokumentasjonsbehov og er villige til å legge i den ekstra innsatsen som kreves for å gjøre overføringen fra arbeidsprosess til arkiv sømløs og usynlig.
For i vårt Nirvana finnes Documaster overalt, men ingen vet at vi finnes.
