Ta kontroll før kaoset får overtaket

Det er likevel en lang vei å gå, ifølge direktøren. For selv om selskapet nå lagrer dokumenter i skyen, vil det ofte bruke flere ulike tilnærminger. Nye team-medlemmer og samarbeidspartnere vil komme inn, gamle team-medlemmer vil forsvinne, systemet vil bli brukt inkonsekvent, og dokumentbunken vil hope seg opp over tid og bli for kaotisk.

Strukturér det som er viktig – kvitt deg med resten

"Jeg tror det første et selskap som opplever dokumentkaos bør gjøre, er å kategorisere filene sine i forretningskritiske eller ikke-kritiske. Hvilket dokument må du beholde for senere bruk? Det første steget bør være å få orden på dem, sier Nøttveit.

Han tror mange selskaper overvurderer verdien av gammel informasjon, holder interne presentasjoner, notater og utdaterte journaler. Dette gjør opprydding til et mer utfordrende prosjekt, og det gjør det vanskeligere å opprettholde en struktur fremover.

Når du prøver å finne en struktur for å kategorisere dokumenter, anbefaler han å sette deg inn i behovet til personene som skal bruke systemet: Hvordan søker de etter info? Hvilke søkeord bruker de? Hvordan er arbeidsprosessene deres? Hvilke arbeidsprosesser skaper hva slags dokumenter?

Minimer det manuelle arbeidet

Imidlertid vil den smarteste strukturen i verden ikke gjøre noe godt hvis den ikke er riktig vedlikeholdt og brukt på nye dokumenter. Jo flere som håndterer og lagrer dokumenter, jo mer må du gjøre manuelt for å sortere dem riktig, og jo høyere er risikoen for kaos.

Akilleshælen for dokumenthåndtering er prosessen fra dokumentet opprettes til det er lagret. Hvor mye må gjøres manuelt? Hvor mye kan gjøres feil? Den hellige gral er en helautomatisert kategorisering, sier Nøttveit.

Hold oppryddingen proporsjonal

Han anbefaler også et grundig business case før du starter en omfattende omstrukturering eller endring av lagringsløsning: Hvor mye tid bruker du på å lagre og gjenopprette dokumenter? Hvor mye penger kan du tape hvis du ikke har kontroll? Hvor mye av postene dine er forretningskritiske?

For noen er det kanskje ikke nødvendig å gå «all in» umiddelbart. Kanskje du bare må få orden på de absolutt kritiske dokumentene. Kanskje du kan starte med én kategori og ta den derfra. Eller kanskje du kan la dine eksisterende dokumenter være som de er, og bare si at «fra nå av er dette vårt system», forklarer Nøttveit.

"Men én ting er sikkert: Dette er noe alle selskaper bør tenke gjennom, og jo før, jo bedre - før kaoset får overtaket."