Utfordringer i arkivets limbo

For at alt av dokumentasjon som opprettes i offentlig sektor skal kunne lagres og være tilgjengelig for ettertiden, må det gjøres en prosess. For når noen om 15 år skal finne og forstå et vedtak fra NAV, så er det neppe så lett om det ligger fanget som et vedlegg til en mail, i Word-format.

Det er her journalførings- og arkivplikt kommer inn. Å systematisere, håndtere og fange informasjon fra ulike kilder, samt organisere det i et system, gjøres for å sikre at vedlegget blir gjenfinnbart, og i et format som kan vare lengre enn for eksempel Microsoft har tenkt.

Det er dette vi benytter Noark-systemer til, og oppsett og bruk av disse er både vel etablert og kontrollert. Men hva skjer med dokumentet fra NAV når Noark-systemet skiftes ut, eller blir utdatert? Hva skjer når vi tar et uttrekk?

Hvordan gjøre det forståelig for ettertiden?

Når det skal gjøres et uttrekk er det mange faktorer som må tas hensyn til. For det første er det det rent tekniske: Hvordan konverterer man dokumenter og databaser i alle mulige slags formater til et format som kan lagres for ettertiden?

I tillegg til det tekniske er det en rekke arkivfaglige vurderinger. For hvordan sikrer vi i en slik teknisk omskrivning, at både innhold og kontekst gir den samme informasjon som i danningsøyeblikket? Og hvem sitter å gjør denne vurderingen? Hvem har kontroll på disse detaljene, og ivaretar ikke Noark dette?

Et klassisk eksempel på noe som er viktig å vurdere for å forstå innholdet riktig, er bruken av forkortelser – som er relativt utstrakt i offentlig sektor.

– Om noen år vet vi kanskje ikke hva DSS står for lenger. En saksbehandler kan gjerne sitte og klø seg i hodet over sine egne forkortelser for 20 år siden, humrer arkivaren.

– Da er det behov for å rydde opp og berike innholdet nok til at konteksten og forståelsen består over tid. Uten at vi skal endre meningsinnholdet.

Hvem har ansvaret?

Så hvem har egentlig ansvar for at disse uttrekkene gjøres korrekt?

– I Norge har vi en nasjonal standard for uttrekk, Noark, men denne sørger bare for selve strukturen, ikke innholdet. For å sette det på spissen: Standarden sørger for at dimensjonen på pappesken er riktig, men ikke om det faktisk står noe på papirene inni esken, sier Høiaas.

I praksis utføres uttrekk ved hjelp av SQL-kode for å omskrive originalformatet til et sett standardstrukturerte XML-filer. Dette er en jobb som ofte blir satt ut på anbud til eksterne leverandører.

– Det er vanlig å tenke at dette er et teknisk problem, så det settes ut til en teknisk leverandør. Men selv om det er en teknologisk problemstilling, så må det gjøres arkivfaglige vurderinger, argumenterer han.

– Og det er dette vi kaller for «den sorte boksen». Prosessen der teknologene jobber med et datasett bare arkivarer forstår, og arkivarene ikke forstår de teknologiske prosessene.

Gapet mellom fagfeltene må tettes

Høiaas mener at det viktigste for å åpne den sorte boksen, er at arkiv og teknologi må nærme seg hverandre i mye større grad, og jobbe tettere sammen.

– Det andre er at vi arkivarer er nødt til å diskutere faget vårt mye mer høylytt, vi må sørge for å ta mer plass og bli en vesentlig faktor i digitaliseringsprosessen.

– I et informasjonsteknologisk drevet samfunn, hvor vi sitter på et overskudd av informasjon, skulle man jo tro at arkivaren – et fagfelt med over 400 års erfaring med å forvalte informasjon – hadde en naturlig plass, påpeker han.