Dagens arkivarkitektur består av et sak- og arkivsystem som er integrert med ulike samhandlingsplattformer og fagsystemer, samt en rekke systemer som ikke er integrert med sak- og arkivsystemet.
Utfordringen ved å bruke et sak- og arkivsystem til saksbehandling og arkivering
Det er flere årsaker til at det ikke er ideelt å bruke et sak- og arkivsystem som en arkivkjerne:
- Det er tungvint å utvikle og forvalte integrasjoner
- Mye nedetid for integrasjonene, spesielt i forbindelse med oppgraderinger
- Svært avhengige av arkivleverandør ved både utvikling, forvaltning og feilretting
- On-premise-løsninger krever mye intern kapasitet og koordineringsarbeid (Dokumentasjonsteam, IT og leverandør)
Forskningsrådet har over lengre tid beveget seg bort fra å benytte sak- og arkivsystem som saksbehandlingsløsning. Men det er fire hovedårsaker til at de gjør byttet nå, og starter innføringen i 2023:
- Utfordringer med å bruke sak- og arkivsystem som en arkivkjerne.
- Forskningsrådet har allerede høy grad av automatisering, og 80-85 % av det som arkiveres fanges gjennom integrasjoner. En arkivkjerne understøtter og styrker dette retningsvalget.
- Brukerne er ikke fornøyde med dagens system, og både brukere, ledelsen og dokumentasjonsforvalterne ønsker mer automatisk/stille arkivering. Produktiviteten må også økes, og automatisk arkivering er et viktig bidrag i å oppnå dette. I tillegg ser man at dette er hensiktsmessig og ønskelig også på et samfunnsnivå – Arkivverket har blant annet en visjon om at ingen offentlige ansatte skal bruke tid på arkivering i 2025.
- Timing – et eventuelt bytte må skje nå. Flere fagsystemer som i dag er integrert med sak- og arkivsystemet skal byttes ut. Eksempelvis skal saksbehandlingsløsningen for kjernevirksomheten (tilskuddsforvaltningen) byttes ut med den nye og mer fleksible løsningen Tibi, som nå bygges på lavkodeplattformen OutSystems.
Hva ønsker Forskningsrådet å oppnå med en arkivkjerneløsning?
En arkivkjerneløsning gir organisasjonen friheten til å velge de saksbehandlingsverktøyene man ønsker, forutsatt at det kobles til arkivsystemet dersom det innehar arkivverdig dokumentasjon. Arkivering skal ikke være opp til den enkelte bruker, eller være noe man må huske på i etterkant av en arbeidsoppgave, men heller være noe som skjer løpende og automatisk i bakgrunnen.
Oppsummert: Gjennom en arkivkjerneløsning ønsker Forskningsrådet å oppnå:
- Frihet til å velge de saksbehandlingsløsningene som best støtter behovene i Forskningsrådets funksjoner og prosesser
- Bedre muligheter for automatisering og hendelsesbasert arkivering (stille/automatisk arkivering
- Bedre informasjonskvalitet og økt kontroll gjennom standardisering
- Bedre informasjonsarkitektur og kontekst knyttet til dokumentasjonen
- Frigjørelse fra arkivsystemleverandør
- Reduserte kostnader
- Et dokumentasjonsteam som kan fokusere på arkiv og dokumentasjonsforvaltning og sikre arkivhensyn ved utforming av nye prosesser og systemer, heller enn å "vokte" over den enkelte saksbehandler
Basert på presentasjon fra Thor Baukhol Madsen, Seniorrådgiver, Virksomhetsutvikling og drift Forskningsrådet
