5 avgjørende egenskaper ved valg av frittstående arkiv

Fallgruvene er imidlertid mange ved valg og implementering av frittstående arkivsystem. Mange av løsningene som tilbys i markedet er riktignok frittstående rent arkitektonisk, men ofte proprietær i den forstand at de er designet for å motta data fra gitte systemer. Man oppdager ofte for sent at de ikke er så fleksible som kreves for å effektivt fange data, og adoptere ulike datastrukturer. Dette er viktige egenskaper for å kunne få avkastning på de fordeler som ligger i en frittstående løsning.

Vi har oppsummert det vi mener er noen av de viktigste egenskapene som bør kjennetegne et frittstående arkivsystem:

1. Arkivsystemet bør ha en fleksibel datastruktur

En viktig egenskap med et frittstående arkivsystem er at den på en effektiv måte skal kunne motta data på tvers av ulike kildesystemer. For at dette skal fungere i praksis må datastrukturen i arkivet enkelt kunne tilpasses det enkelte systemet. Ofte vil man oppdage at datastrukturen i eksempelvis Noark ikke er tilstrekkelig til å ivareta all metadata fra kildesystemet. I slike tilfeller det viktig at arkivløsningen kan utvides med «virksomhetsspesifike» metadata slik at essensiell informasjon ikke går tapt når data lagres i arkivet.

2. Arkivsystemet bør ha multiple arkivstrukturer

Ofte er det ikke hensiktsmessig at all data tilknyttet en virksomhet arkiveres etter samme struktur. Typisk vil data fra et HR system ha en annen struktur enn data fra en CRM-løsning. Ulike datakilder vil ha ulike metadata, klassifikasjon med tilhørende ulike forvaltningsregler. Samtidig vil det være ønskelig å kunne forvalte arkivet og utøve effektiv gjenfinning i all data, på tvers av kildesystemer i arkivet. For at dette skal fungere må arkivsystemet kunne håndtere individuelle datastrukturer for ulike datakilder som er lagret i arkivet.

3. Arkivsystemet bør ha åpne og rike integrasjonsgrensesnitt (API)

For at et arkivsystem skal fungere i harmoni med- og effektivt fange data fra fagsystemer og andre datakilder, er det avgjørende at arkivsystemet enkelt kan integreres med andre tjenester. Ofte vil det være hensiktsmessig at kildesystemet via et API kan styre sentrale arkivfunksjoner som for eksempel opprettelse og sletting av objekter og mapper, tilgangskontroll, søk og gjenfinning. Jo flere arkivfunksjoner som kan styres via grensnittet, jo mer automatisk vil arkivfunksjonen oppleves. Åpne og standard API vil i tillegg gi trygghet og forutsigbarhet i integrasjonsarbeidet, samt enklere forvaltning av grensesnittene over tid.

4. Arkivsystemet bør sikre enkel gjenfinning på tvers av datakilder

Effektiv gjenfinning på tvers av datakilder og datastrukturer er for mange en sterk motivasjon i valg av frittstående arkivsystem. Som beskrevet over vil dette bare kunne realiseres i praksis om arkivsystemet støtter fleksible og multiple arkivstrukturer. Full-indeksert søkefunksjon med høy ytelse i kombinasjon med gode filtreringsmuligheter vil være avgjørende faktorer for en god brukeropplevelse.

5. Arkivsystemet bør ha gode eksport og uttrekksmuligheter

Et godt arkivsystem kjennetegnes ved at det finnes gode eksport og uttrekksfunksjoner som gjør det like enkelt å få data ut av løsningen som inn. Dette vil sikre at man ikke blir fanget i en løsning, og at man har mulighet til å etablere tjenester som sikrer fremtidig gjenbruk og avkastning av arkiverte data. En undersøkelse som Arkivverket har gjennomført viser at hele 54 % av norske kommuner aldri har foretatt et et uttrekk fra sine arkiver.

Documaster leverer produkter og tjenester innen arkiv og informasjonsforvaltning. Selskapet var det første til å levere et frittstående arkivsystem godkjent etter Noark 5 standarden.