I fjor sommer skrev vi om hvordan Documaster jobber med «stille arkivering». Dette er et tema som engasjerer oss så vi snakker gjerne litt mer om det. La oss først se på denne illustrasjonen.
Det illustrasjonen sier er følgende; Forretningen eller prosessen produserer dokumentasjon. Enten intensjonelt (dokumentasjon man er avhengig av eller pålagt å ta vare på) eller som en utilsiktet konsekvens av prosessene. En del av denne dokumentasjonen skal tas vare på, eller arkiveres for en kortere eller lengre periode. Fra et arkiv kan man fremskaffe informasjon i form av historikk, bevis, statistikk eller liknende og all denne informasjonen er en viktig ressurs for forretningsprosessen.
Forretningsprosessen blander Documaster seg ikke inn i, men vi håndterer alt det andre! Documaster har et brukergrensesnitt hvor man kan registrere, digitalisere eller søke i eksisterende arkiver, og vi har flere kunder som er fornøyd med det og ikke føler at de har behov for noe annet. Noen velger også å bruke integrasjonen vår mot Office 365.
Men selv om vi ikke jobber direkte med å lage innovative prosessløsninger, har vi begynt å arbeide med leverandører av eksisterende fagsystemer eller plattformer hvor det enten finnes definerte prosesser eller hvor kunden lager prosessene selv, for i samarbeid med dem å lage gode arkivløsninger. Dette er metoden vi bruker:
Vi starter alltid med prosessene. Det er helt klart mest spennende å arbeide med «to-be-prosesser» heller enn en «as-is prosesser», men metodikken er uansett helt lik. Det finnes flere måter å kartlegge prosesser på, men en kartlegging kan f.eks. ende opp med noe som ser slik ut.
Hvilket system man bruker for å beskrive prosessene er egentlig ikke så viktig. Vi tar like gjerne utgangspunkt i Business Process Model and Notation (BPMN) som eksemplet ovenfor. Ut fra prosessbeskrivelsene spør man seg: Hvilke deler av prosessen skal dokumenteres. Det er ofte lett å finne de delene av prosessen man er pålagt av lov eller forretningsbehov å ivareta, men det som kan være utfordrende er å finne de delene som kan være fordelaktig for denne eller andre forretningsprosesser å ta vare på. Ofte er dette mer krevende, men det er nettopp her man finner gevinstene. Kanskje ikke fra dag én, men på sikt når arkivet har fått bygd seg opp.
For at noe skal dokumenteres må det ikke nødvendigvis skapes et fysisk dokument, det kan like gjerne være noen enkle opplysninger eller data knyttet til et tidspunkt. For eksempel en telefonsamtale, en oppføring i en vaktlogg, en endring i et register eller en signering. Dette er det som kalles records.
Records vet man skal til arkiv og har man kartlagt prosessen vet man også hvilke av disse som skal og kan overføres automatisk. Internasjonalt skiller man mellom «record management» og «archiving», i praksis korttids- og langtidsoppbevaring av dokumentasjon, men dette skillet kommer stort sett fra tekniske og praktiske avveiinger og er derfor både uklart og kunstig. I norsk tradisjon kalles begge deler arkiv. For oss er det fornuftig å samle begge deler i samme begrep siden vi driver med begge deler.
Skal man ha nytte av et arkiv er det ikke nok å overføre records uten å sørge for at kontekstinformasjonen som beskriver hva denne recorden faktisk omhandler også overføres. Den som har skapt en record har ofte mye informasjon tilgjengelig i forsystemet som ikke nødvendigvis den som senere skal lese recorden har tilgang til. Det vil variere fra prosess til prosess hva som er viktig å ha med, men tegningen nedenfor beskriver et minimum fra de aller fleste prosesser.
I tillegg til at informasjonen skal overføres må man også gjøre en innsats når man designer prosessene slik at;
- Informasjonen innhentes automatisk (enten fra andre kilder eller fra arkivet)
- Informasjonen overføres automatisk (det kreves ingen aktiv inntasting eller ekstra prosesser fra den som jobber i prosessene)
Da vil arkiveringen oppleves friksjonsløs, og man har allerede oppnådd stille arkivering.
Men vi er ikke ferdig enda. Hvis man arkiverer, men ikke gjenbruker informasjonen i arkivet kan man like gjerne la være. For å kunne hente ut informasjonen man har bruk for, må også den informasjonen puttes inn i arkivet. Herunder ligger ikke bare å sørge for at alle de metadataene som skal ligge som søkekriterier eller sammenstillingskriterier (altså metadata som skal brukes til å søke opp eller sammenstille data) skal identifiseres, men også å strukturere disse metadataene på en måte som gir deg de søkene du ønsker. Vi må sørge for at vi putter inn i arkivet det du ønsker å få ut.
Det siste punktet jeg vil ta opp er skalering. Over tid er det ikke bare én prosess som skal inn i arkivet, men mange. Kanskje hundrevis. I tillegg skal disse prosessene fort arkiveres i mange år. Det er derfor viktig at dataene er strukturert på en måte som gjør dem delbare, også over tid, slik at man kan ivareta GDPR og informasjonssikkerhet samtidig som de fortsatt er delbare.
Dette fordrer også at dataene kan forvaltes på en god måte også av folk som ikke nødvendigvis har førstehåndskunnskap om dataene. Dette er noe som er vanskelig å si noe definitivt om fra dag en, og selv om vi ofte gir klare anbefalinger til våre kunder, er det først over tid man vil se hva som her er «best practice». Men det er viktig at man ikke pådrar seg beslutningsvegring og ikke tør å ta avgjørelser på usikkert grunnlag. Videre, å la informasjonen ligge i de systemene som har håndtert prosessen, og stole på at disse systemene faktisk håndterer god bevaring av informasjon, har vist seg å være minst like utfordrende. Spesielt med tanke på både tilgjengelighet over tid, og kvaliteten på informasjon. Vi mener at historien om god arkivering hittil har vist at det å ta aktivt stilling til hvilken dokumentasjon du faktisk arkiverer fra prosessene dine, helt fra begynnelsen, er det aller viktigste. At man tar eierskap til dokumentasjonen som skapes i forretningsprosessene, og sikrer god ivaretagelse.
Ved å samle all dokumentasjon fra organisasjonens forretningsprosesser på et sted hvor de enkelt kan brukes og deles, da tror vi i Documaster at denne samlede informasjonen blir noe av det viktigste en organisasjon kan eie.
Det er selvfølgelig best å arkivere perfekt, men det er bedre å arkivere «godt nok» enn «ikke». Men helst stille… Hysj.