Att tänka på vid införande av e-arkiv

Ta fram ett beslutsunderlag  

Beslutsunderlaget eller förstudien syftar till att formulera incitament och tillvägagångssätt för upphandling, införande och användande av e-arkivlösning, samt att ge en indikation om kostnadsbild. Det är centralt att systemstödet uppfyller gällande lagkrav och tillämpliga standarder avseende dataskydd, arkivering, informationssäkerhet, bevarande med mera.  

Organisationens behov ska definieras men det kan också vara en god idé att samla in erfarenheter från andra jämförbara brukare (tex myndigheter, regioner, kommuner) som inspiration för nya användningsområden och krav. Vidare kan möte med olika leverantörer, i god tid innan upphandling, ge en god inblick i vad som kan erbjudas. 

Utifrån framtaget beslutsunderlag bör det vara möjligt att fatta beslut om när, varför och hur ett nytt system ska upphandlas.  

Syftet med projektet som helhet är att införa förmågan att hantera digital arkivering för digitalt bevarande och när beslut är fattat att – att implementera upphandlat systemstöd e-arkiv samt pilotarkivera två verksamhetssystem för att testa systemens och den egna organisationens förmåga till skarp arkivering. Vidare ska den införda lösningen för digitalt bevarande säkerställa att information som ska arkiveras från myndighetens samtliga IT-baserade verksamhetssystem kan arkiveras på ett säkert och effektivt sätt. 

Målet med förstudie/beslutsunderlag är att ta fram behov som kan leda till adekvat kravställning av ny systemlösning. Det vill säga en kvalificerad behovsanalys med utgångspunkt i organisationens verksamheter och medarbetarnas arbetsuppgifter för att utreda vad som krävs av systemstöd e-arkiv för att uppfylla gällande regelverk, lagar och förordningar. Samtidigt ska lösningen uppfylla verksamhetens behov samt hjälpa den att lösa sina arbetsuppgifter på ett så smidigt och lättmanövrerat sätt som möjligt.  

Kortfattade råd och tips 

• Behovsanalys för hela er verksamhet med emfas på effektiv och lagenlig beständig lagringslösning för digital information (e-arkiv). 

• Specifikation med behov för en e-arkivlösning som möjliggör framtagande av kravspecifikation. 

• Arbeta fram processer dels för att hantera uttag av data och information samt förpacka denna för arkivering, dels för att förvalta kommande e-arkivlösning. 

• Grundläggande marknadsanalys och ett estimat av TCO (Total Cost of Ownership). Vad kommer detta att kosta er och vilka besparingar finns? 

• Resonera kring lämpliga upphandlingsvägar.

• Förvaltningsorganisation – hur ska vi ta hand om detta systemstöd, förvalta det och hur ska det användas på bästa ändamålsenliga sätt för just er organisation? Vilka krav ställs på er som kund för att fullt ut kunna ta emot och införliva e-arkiv i vår verksamhet – tekniskt, personellt och organisatoriskt? 

• Att säkerställa ett långsiktigt bevarande av digital information (Arkivlag 1990:782). 

• Att möjliggöra en obruten och spårbar digital informationskedja för er information.

• Att kunna avlasta verksamhetssystem samt säkerställa ägande av er information genom att systematiskt ta hem den från olika tjänster som används. 

• Att tillgängliggöra information på ett bättre sätt för beslutsfattande, uppföljning, utveckling och att möjliggöra återanvändande av information. 

• Att en arkivlösning ger möjlighet att vid behov kunna avskilja känslig information från verksamhetssystem för att uppfylla regelverken i bland annat GDPR (Dataskyddslagen 2018:218 samt Förordning med kompletterande bestämmelser SFS 2018:219). 

• Att i framtiden kunna säkerställa allmänhetens och forskningens behov av historisk information rörande förbundets verksamheter (Arkivlag 1990:782). 

• Avställning av verksamhetssystem. Att möjliggöra framtida avveckling av verksamhetssystem när behovet av själva applikationen inte används men verksamheten behöver ha åtkomst till dokumenten däri. Detta innebär att licenskostnader, infrastrukturplattform och specialistkompetens för verksamhetssystem som inte används annat än som ett dokumentsystem, kan avvecklas. I stället förs all dokumentation över till e-arkivet, där det enkelt är sökbart och all metadata har överförts.  

• Det ska gå att göra effektiva avställningar av gamla system som sparar stora pengar. Leverantören ska kunna visa upp en lista på färdiga integrationer (API), migreringar samt avställningar som gjorts tidigare. Ingen vill vara försökskanin. 

• Det ska gå att integrera och migrera enkelt från många olika aktiva verksamhetssystem. 

• E-arkivet ska inte kräva att data måste struktureras på förhand, det ska kunna struktureras efter import. 

• Det ska omfatta automatisk lagring, utan att först behöva exportera till FGS för att sedan lägga in igen. 

• Det ska gå att söka i både mellan- och slutarkiv. 

• Leverantören ska kunna visa sin roadmap, 12-18 månader framåt. Då kan ni bilda er en uppfattning om e-arkivets framtida utveckling. 

• Det ska kunna demonstreras live, det ni ser är det ni får. Allt är möjligt i en powerpointpresentation. 

• Det ska finnas stöd för OCR-läsning.