Vad är ett e-arkiv och vilka fördelar ger det dig?

Vi ska på ett enkelt sätt beskriva vad ett e-arkiv är, hur det kan användas och vilken nytta det gör. Vi gör det enkelt, vi tar inte med alla aspekter och vi gör inte anspråk på att vara kompletta. Det finns lagtexter i exempelvis Arkivlagen, Tryckfrihetsförordningen med flera som formaliserar vad som är ett arkiv och varför det ska finnas arkiv. Men det gräver vi inte ner oss i just nu. 

E-arkivet är i all sin enkelhet ett ställe där man kan bevara sin information fristående från där den skapades. 

Det är lätt att tänka sig att detta är någon form av slutförvaring, ett ställe där man inte längre når informationen på ett enkelt sätt och där det finns proffsiga personer som tar hand om allt – arkivarier. 

Det är förvisso sant men det är inte hela bilden. 

 I ett e-arkiv läggs volymer av information in som på något sätt hänger ihop. Det kan vara dokumenten i personalmappar som skannats in, det kan vara ett projekts dokumentation, ett gammalt diarium, eller data från något verksamhetssystem.  

Det som ses som ett e-arkiv behöver inte enbart innehålla objekt som av något skäl har beslutats sparas för eviga tider. Det finns många skäl för att lagra och arkivera sin information långt innan ett sådant beslut tas. 

Att informationen finns arkiverad är bra men det utgör inte hela behovet. Det ska även vara enkelt att återfinna informationen och då också specifik information. För att det ska vara enkelt och naturligt att söka efter något visst så ska informationen, samt informationen om det som finns lagrat, sk metadata, struktureras. Kanske ska den behålla den struktur som personalmapparna hade med sortering i personnummerföljd. Kanske ska strukturen som verksamhetssystemet hade bevaras, eller så ska strukturen kompletteras med något som är viktigt för arkivet, exempelvis en beskrivning av var i arbetsprocessen detta skapades en gång i tiden. Det kan också vara viktigt att veta vid vilken tidpunkt objektet får tas bort och förstöras – gallras. 

 De IT-system, verksamhetssystem, som organisationen använder innehåller nästan alltid material som ska bevaras. Saker som man varken vill eller får slarva bort. När man byter från ett system till ett annat finns alltid risken att information går förlorad. Spontant vill man säkert ta med sig all information från det gamla systemet in i det nya. Detta innebär dock också nackdelar. Det belastar det nya systemet, det är komplicerat eftersom det nya och det gamla ofta/troligen inte har samma struktur. En anledning till att vi byter system kan vara att vidareutveckla användandet. Genom att ta med sig den gamla informationen kanske arbetssättet i stället permanentas. Och – det är ofta kostsamt att flytta med (migrera) data till det nya systemet. 

Här kan ett e-arkiv, som då kan kallas för ett mellanarkiv, vara värdefullt.  

Tänk er analogin att en dokumentmapp flyttas från handläggarens bord in i ”arkivskåp” som finns i korridoren utanför. Den placeras där för att man känner ett behov av den och mappen och likande mappar är kanske ännu inte slutbehandlade. Men de läggs där och sorteras in på ett sätt som gör det enklare att senare flytta ner mappen och dess kompisar till arkivet i källaren. De placeras i ett närarkiv i avvaktan på hantering och sedan slutarkivering. Eftersom närarkivet är gemensamt för flera personer, och eftersom det är förberedande för slutarkivet, krävs att det finns en gemensam och genomtänkt struktur för hur man lagrar mapparna. En sådan struktur finns inte när mappen ligger på handläggarens skrivbord. 

Detta närarkiv brukar kallas mellanarkiv inom e-arkiveringsvärlden.