Camilla Johansson är systemförvaltare på Ronnebys personalenhet. Där fanns det tidigare mycket papper, pärmar och arkivskåp. Idag har de digitaliserat nästan all information. Först genom att skanna in alla gamla papper och sedan genom att lagra allt nytt digitalt.
– Vi sparade allt som hade med anställningar att göra i fysiska personalakter. Det kunde vara anställningsavtal, intyg, betyg och annat. Jag tror att många här är lite hamstrar och hellre sparar för mycket för säkerhets skull. Men nu är allt inskannat, tack och lov även om lite fortfarande finns kvar på papper, berättar Camilla.
Informationen sparas digitalt men vi gallrar efter beslutad informationshanteringsplan. En del sorteras bort efter två år, annat efter tio och uppgifter som har med själva anställningen blir kvar.
Hur börjar man då ett sådant här projekt? Det enklaste är ju att gå igenom vilka uppgifter som behövs, vem som behöver dem och vad som måste sparas av andra skäl. Sedan undersöks vilka möjligheter dagens teknik ger.
– Vi kontaktade givetvis andra kommuner som kommit lite längre för att höra med dem och lära oss den vägen. Faktum är att jag idag blir kontaktad av kommuner i södra Sverige som vill lära sig av våra erfarenheter. Det känns bra att kunna dela med sig av hur vi tänkte i olika stadier av projektet.
– Den viktigaste framgångsfaktorn var då att vi skyndade långsamt och gjorde förarbetet ordentligt. Thomas på Documaster var till stor hjälp där då han snarare bromsade oss än drev på och betonade att vi skulle ta ett steg i taget. Men vi ville verkligen ha ett digitalt arkiv så fort som möjligt.