Ronnebys digitalisering drivs av personalens entusiasm
Björn Mogensen
Emma Hessbo kom till Ronneby för att studera IT och sedan blev hon kvar. Idag har hon rollen som verksamhetutvecklare digitalisering på Ronneby kommun. Det betyder att hon har det övergripande ansvaret för att digitalisera och därmed effektivisera kommunen. Ett jobb som kräver en eldsjäl som gillar utmaningar.
I Ronneby hjälper hon till att utveckla sex kommunala förvaltningar och tre kommunala bolag vars tjänster inte bara ska digitaliseras utan helst också integreras med varandra så att en så fullständig information som möjligt finns att tillgå.
Det kan handla om att ge kommuninnevånarna enkel tillgång till bland annat husritningar, gamla betyg och arbetsintyg, allt säkrat via e-legitimation.
– Men det finns fortfarande utmaningar. Alldeles för mycket skrivs ut och placeras i pärmar där det blir svåråtkomligt för andra. Dessutom tar pärmarna fruktansvärt mycket plats efter ett tag och det blir svårt att gallra i dem, säger Emma Hessbo.
– Vi har alla en viss tveksamhet inför nya system och nya metoder. Några är mer tveksamma än andra och behöver först se nyttan med något nytt. Å andra sidan så märker jag att det i alla grupper finns någon som är mer positiv och entusiastisk. Det är de som efter ett tag får med sig kollegerna när de ser hur mycket lättare och effektivare arbetet blir. Det skulle också bli fel om jag skulle gå runt och mana på att pröva på nyheter som ingen bett om, fortsätter Emma.
– När det väl börjar fungera på ett område brukar kollegor från andra förvaltningar bli nyfikna och se hur de skulle kunna utnyttja den nya tekniken.
Behovet av ett övergripande digitalt arkiv har funnits länge. Innan beslutet om systemstöd togs kontaktades en del andra kommuner för att höra sig för hur de tänkt i frågan och vilka erfarenheter de hade gjort.
Vanligt med både digitalt och pappersarkiv i början, men det försvinner snart
– Ett vanligt förekommande tillvägagångssätt är det vi kallar hängslen och livrem. Det vill säga att man till en början inte riktigt litar på tekniken utan skriver ut och sätter in i pärmar parallellt med den digitala arkiveringen. Det brukar försvinna så snart förtroendet för systemet befästs. Utskrifter är nästan alltid onödiga, så låt oss undvika dem.
Men det kan lätt bli för mycket information, även när det lagras digitalt. Därför har det lagts in påminnelser om att rensa systemen. Tiden för när gallring ska ske bestäms utifrån varje verksamhets informationshanteringsplan.
Teknikerna ska inte behöva släpa med sig manualer på sina jobb
– Näst på tur är den tekniska förvaltningen. De har många verksamheter på olika platser och där får de ibland får släpa med sig pärmar när de är ute på fältet för att åtgärda när de i stället kan få manualer till sina lässkärmar. Dels betyder det att manualerna är borta ett tag om andra skulle behöva få tillgång till dem, dels är de tunga att släpa på och dels brukar det gå fortare att leta reda på det intressanta avsnittet om det finns åtkomligt digitalt.
– Något som aldrig får komma på undantag i den tidiga entusiasmen är säkerheten. Det är viktigt att säkerhetsnivån är minst lika hög efter att funktioner och arkiv digitaliserats. Där måste nivån vara på topp redan under implementeringen och ingen ska av misstag kunna se något som denne inte har rätt till. Genom införandet av det digitala arkivet säkerställer vi att rätt personer har åtkomst till rätt saker och att tillgängligheten ökar.
Men vad ser Emma i pipelinen framåt då?
– Vi försöker utbilda vår chatbot SAM på kommunens hemsida som har tillgång till en hel del information som kommuninnevånarna kan tänkas fråga efter. Men det är ju en pågående process där vi utbildar chatboten så att det ska bli allt enklare att få tillgång till viktig information av alla möjliga dygnet runt. SAM är ytterligare en väg in till kommunen. I nuläget läser SAM in all information på ronneby.se varje natt och svarar i första hand utifrån denna information. Hittar han inte svaret där finns en koppling till ChatGPT. Men det ska också gå att få ut de senaste nyheterna om Ronneby direkt via webbsidan Ronneby Live där badtemperatur, evenemang och annat går att tillgå snabbt för både de som bor här och besökare. Det gäller inte minst information om var det finns laddstolpar. Något som är högt efterfrågat och som vi tittar på just nu, avslutar Emma.
”Utskrifter är nästan alltid onödiga, så låt oss undvika dem.”
- Hitta entusiasterna som får de andra med sig i förändringsarbetet
- Entusiasmen får inte minska säkerhetstänkandet
- Det är bara fantasin som sätter gränser för digitaliseringen kan förbättra både arbetsinnehåll och service till medborgarna
Highlighted text
List with icons
List with icons
List with icons
Accordion
Description
Accordion
Description
Accordion
Description