Öviks E-arkivarie poängterar vikten av att digitaliseringen kommer igång

– Tyvärr är det en affärsidé hos en del systemleverantörer att låsa in gammal information för att kunna debitera licensavgifter på gamla uttjänta system eftersom informationen måste finnas tillgänglig. Men det är inte bara licensavgifterna som kostar. Det betyder att backup, servrar, drift och support måste fungera. Ibland kan systemen bli så gamla att de inte längre fungerar med dagens operativsystem. Då måste vi spara hårdvara som systemen kan snurra på också. Sammantaget är det mycket stora utgifter.

Nu har vi hittat sätt att extrahera information ur de gamla systemen, så det verkar som om vi kommer förbi detta problem också. En viktig detalj då är att strukturen i informationen analyseras så att uppgifterna hamnar rätt.

Vad har du för råd på vägen till en kollega i en annan kommun som också vill digitalisera arkiv och exempelvis betyg och olika ärendehanteringssystem? Hur ska man digitalisera på bästa sätt?

– Börja litet och lär er hur det fungerar. Då är det lättast att korrigera misstag. I fallet med betygen började vi med vuxenutbildningen som är begränsad till sin karaktär.

– Kommunens arbete med e-arkiv kom igång 2006. En viktig del i detta var att projektet var väl förankrat i kommunen och att det fanns fullmäktigebeslut på att det skulle genomföras. Det betydde att om någon inte riktigt samarbetade kunde vi som sista åtgärd peka på fullmäktigebeslutet. Det behövdes inte så ofta men det var skönt att ha i ryggen. 

– Den gången började vi med att skanna in personalarkivet och sedan ta emot leveranser från äldreomsorgens system. Eftersom vi var tidiga med e-arkiv så fanns det inte så många andra att lära av. Då var kommunens arkivutrymmen slut och valet stod mellan digitala arkiv eller att bygga ut arkivet. Vi räknade och kunde presentera en kalkyl som visade på vinsterna.

En del satsade på tekniken mikrofilm när pappersarkiven blev för omfattande. Men det mellanstadiet hade aldrig vi.

– Det var aldrig någon större opposition mot e-arkiv internt. Jag tror att många såg vinsterna i tid, kostnader, åtkomlighet och som sagt utrymme. Jag minns att en person avskydde papper och ville komma ur pappershanteringen så fort som möjligt. Han påverkade säkert en del i omgivningen och ökade intresset för de nya möjligheterna.

– Även kommunarkivarien var tidigt intresserad vilket var viktigt för det smidiga genomförandet. Visst fanns på sina håll lite skepsis och avvaktande. Men så fort personalarkivet digitaliserats och alla såg hur mycket smidigare och fortare allting gick var även skeptikerna övertygade. Numera finns ingen opposition mot utvecklingen

Vad händer framåt, vilka planer finns för fortsättningen av kommunens digitalisering?

– Nu arbetar vi med ett ärendehanteringssystem som innebär att alla ärenden som kommer in på papper skannas, men alltmer information kommer i digital form direkt. Det känns som om vi stoppat pappersflödet men visst förekommer av och till bruna påsar med internpost. Oftast är det kopplat till skriftliga avtal med underskrift, som sedan skannas. Därefter integreras informationen med e-arkivet.

Är det något du ångrar som du skulle gjort annorlunda idag?

– Vi borde haft en skriftlig policy med riktlinjer över vad som skulle uppnås. Det är något som är bra att luta sig mot. Men på det hela taget tror jag att det klokaste har varit att börja testa i smått, lära sig för att sedan ta på sig de stora utmaningarna

Hur säkert är det hela jämfört med den tidigare pappersbaserade informationen?

– Vi gjort säkerhetsanalyser. Jag skulle vilja lägga ut sökmöjligheter mycket bredare men det finns GDPR-regler som gör att det är svårt att avgöra hur långt vi vågar gå. Exempelvis har vi inte lagt ut diariet. Men även här kunde det ha gjorts en mer långtgående säkerhetsklassificering.

– Det är bra att ha kollegor att bolla möjligheter med och när dessutom vårt arbete väckt intresse så har vi kommit att drifta e-arkiv åt några grannkommuner, fler är på gång.

Det betyder att vi till viss del har gemensam systemförvaltning med ett antal andra kommuner men också att vi inte är så ensamma i att söka nya lösningar.

– En viktig i allt sådant här arbete är att det finns eldsjälar för att det ska gå smidigt. Det ska absolut inte funderas för mycket för då blir inget gjort. Bättre att göra men i lite skala. Då händer något och alla förstår.

– Till sist kommer jag att tänka på hur vi tidigare la ner alla papper i en banankartong och skickade till arkivet så fort det blev för mycket på kontoret. Nu funderar man mera från början över vad som behöver sparas. Det är också en stor vinst, avslutar Jonas.