Nacka och Örnsköldsvik visar vägen mot digital betygshantering

Skolförvaltningarna i Nacka och Örnsköldsvik har under hösten och vintern genomfört ett pilotarbete vad gäller digital betygshantering. I båda fallen har de nu efter en del tester börjat använda Documasters nya produkt – Betyg, en helt digital betygshanteringsprocess. Produkten är utvecklad tillsammans med Documasters samarbetspartner Enigio. I dagsläget är det betygskatalogerna som hanteras digitalt i väntan på att reglerna för digital betygshantering kommer på plats även för övriga betygsdokument såsom slutbetyg eller terminsbetyg.

I Örnsköldsvik var det fokus på säkerheten

Linnea Edblad och Per Söderström på Örnsköldsviks kommun är de som främst arbetat med att införa det nya systemet för elektronisk signering och hantering av betyg.

Per fungerar som digital strateg i kommunen efter många år som IT-konsult. Han har sett utmaningarna när en gammal hantering byts ut till förmån för ny effektivare teknik. Linnea är ekonom och administrativ chef inom utbildningsförvaltningen. Tillsammans har de kunnat presentera ett fungerande system som kan sköta hela processen från betygssättning, signering av lärare och rektor, digital arkivering för att sedan snabbt vara åtkomligt. Allt under största säkerhet.

– Den viktigaste aspekten på digitaliseringen är naturligtvis säkerheten. Vi har grundligt analyserat alla risker med det nya systemet. Vi klarar arkivlagens krav, till och med det lite ålderdomligt klingande kravet på organisationsstämpel som garanterar äkthet, avslutar Per.

– Nu siktar vi på att få hela betygsprocessen från betygssättande och signering till arkivering och möjligheten att plocka fram i efterhand, kommenterar Linnea. (Alltså av alla betygsdokument från grundskola till vuxenutbildning)

Testerna övertygade Nackasskolans IT-ansvarige 

Magnus Welander har som tidigare medielärare en god inblick i lärarens situation i betygsprocessen. Det kan han använda som IT-ansvarig på det kommunala gymnasiet Young Business Creatives (YBC) i Nacka. 

Under hösten fick Magnus en fråga från den centrala organisationen om att förbereda anpassningen till en digitaliserad betygshantering. Sedan dess har han tillsammans med lärarna och administrationen arbetat med att anpassa det nya systemet och se till att det fungerar med skoladministrativa system som exempelvis Schoolsoft, Nacka kommuns befintliga E-arkiv. Efter tester kör man nu ett skarpt projekt över två terminer, säger Magnus.

– Så här efter att ha testat måste jag säga att nära nog alla lärare är positiva. Det har nog varit skönt för dem att kunna signera betygen digitalt. För administratörerna som måste hålla reda på alla betyg och kontrollera att allt stämmer underlättas arbetet betydligt.

- Ett absolut krav har varit möjligheten att hitta fel och justera i efterhand. En gammal mardröm för lärare är ju att skriva fel. Nu när vi gjort tester men också kört skarpt känns det väldigt tryggt, avslutar Magnus. Det som tidigare tagit mycket tid i anspråk för administrationen har varit att skriva ut, samla alla lärare och få dem att signera alla betygskataloger.

Några få saker strulade men på det hela taget gick det fantastiskt bra

Även administratören Camilla Edlund på Örnsköldsviks vuxenutbildning har arbetat som lärare och har en god inblick i betygsprocessen, inte minst att jaga in alla namnteckningar från olika lärare är ofta mödosamt. Hon berättade om hur införandet av digital betygshantering gick i Örnsköldsvik och vad man kan lära sig.

– Vuxenutbildningen i Örnsköldsvik har precis kommit igång med digital betygshantering av betygskatalogerna och kör nu betygskataloger skarpt. I vuxenundervisningen betygsätts det ju hela tiden, inte bara vid terminsslut. Det har gått väldigt smidigt, inför införandet tyckte ju en del att det var lite läskigt medan andra tyckte det var mera spännande. Men alla såg fördelarna, säger Camilla.

Men några svårigheter måste det väl ha varit, så här första gången?

– Visst, det var naturligtvis några småsaker som att en mejladress saknades och att en betygskatalog krånglade. Sedan fanns det också någon designdetalj att rätta till. Men på det hela taget väldigt smidigt jämfört med att som tidigare skriva ut alla betyg och jaga runt efter lärare för underskrifter.

– På det hela taget har hela införandet gått mycket bra och det har varit roligt att vara med i det här pilotprojektet. Dessutom känns det bra att vi kört igång i lite mindre skala mindre skala med vuxenutbildningen så att det blir smidigt när vi även kan använda systemet för Grundskola och Gymnasium. Den största vinsten är ändå att betygskatalogerna är korrekt arkiverade och att man slipper den hanteringen, avslutar Camilla.

SKR driver på för att digitalisera betygshanteringen för bättre säkerhet och effektivitet

– Mikael Svensson är programansvarig digitalisering för kommunala förskolor till och med gymnasiet på Sveriges Kommuner och Regioner – SKR. Han har tidigare arbetat både som lärare och rektor. I sitt uppdrag har han kraftfullt verkat för att utnyttja de nya digitala möjligheter som finns i skolan, inte minst inom administrationen.

– Den digitala betygshanteringen är prioriterad av Myndigheten för digital förvaltning – DIGG, eftersom den tidvis binder upp en massa resurser, riskerar att bli fel och behöver bättre säkerhet. Så bollen är i rullning och vi arbetar hårt för att undanröja de juridiska hindren snarast möjligt, säger Mikael.

– Vi vill ha en lösning som kan hantera betygen från ax till limpa, som kan klara själva betygssättandet, signeringen, distributionen, arkiveringen och att lämna ut betyg till dem som är behöriga. Det är viktigt att det finns en lösning för våra medborgare så att de kan skicka med sitt betyg vid ansökan till studier utomlands. Tekniken finns ju på plats så det är bara regelverket vi behöver justera.

SKR:s mål är att driva frågan och visa möjligheterna för kommunerna, lärarna och skolledningen. Dessutom har vi en diskussion direkt med Finansdepartementet kring dessa frågor. Alla ser direkt vinsterna i tid och säkerhet, därför är det roligt att se att några kommuner dragit igång och visar vägen.

– Det viktiga är att vi skapar helhetslösningar som fungerar hela vägen, hela flödet ska digitaliseras så att inga flaskhalsar uppstår. Det bör finnas en nationell infrastruktur för betygshanteringen som får ned administrationen för att i stället lägga resurserna närmare eleverna. SKR driver frågan tillsammans med exempelvis DIGG och Skolverket för att undanröja de juridiska hindren. Det har tagit tid men nu är frågan prioriterad av myndigheterna, avslutar Mikael.

För dig som vill se hur det skulle kunna fungera kan titta på denna korta förklarande video: